10.11.2022 16:00:00 EET | Scanfil Oyj |
Notice to convene extr.general meeting
Scanfil plc Stock exchange release 10 November 2022 at 4.00 p.m. EET Notice to the Extraordinary General Meeting The shareholders of Scanfil plc are invited to the Extraordinary General Meeting, to be held on Thursday 1 December 2022 beginning at 12 pm at the premises of the company at Yritystie 6, 85410 Sievi.
The Board of Directors of the company has resolved on exceptional meeting procedures to resolve on the amendment of the Articles of Association based on the amendment of the Companies Act (624/2006) which came into force on 11 July 2022 and the implementing provision of the Act to amend Chapter 5 of the Companies Act (660/2022). The Extraordinary General Meeting can only decide upon the approval or rejection of the amendment to the Articles of Association allowing remote meetings, not on other matters. Shareholders of the company and their proxy representatives may participate in the meeting and exercise shareholder rights only by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting as well as by making counterproposals not subjected to a vote and presenting questions in advance. People may not participate the meeting in person at the venue nor can the meeting be followed online. Instructions for shareholders are presented in this notice under section C “Instructions for the participants in the General Meeting”.
A. Matters on the agenda of the general meeting
At the general meeting, the following matters will be considered:
1. Opening of the meeting
2. Calling the meeting to order
The Chair of the Meeting will be Juha Koponen, Attorney-at-law. In case Juha Koponen would not be able to act as the Chair of the Meeting for a weighty reason, the Board of Directors will name another person it deems most suitable to act as the Chair. The Chair may appoint a secretary for the meeting. 3. Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
The person to confirm the minutes and to verify the counting of votes will be Akseli Uotila, LL.M. In case Akseli Uotila would not be able to act as the person to confirm the minutes and to verify the counting of votes for a weighty reason, the Board of Directors will name another person it deems most suitable to act in that role.4. Recording the legality of the meeting 5. Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes6. The Board’s proposal to amend the Company’s Articles of Association in respect of General Meetings
The Board of Directors proposes that an addition is made to the Articles of Association concerning remote participation in the General Meeting as an alternative or without convening to a physical meeting. The amendment would be made to Section 8 of the Articles of Association (Invitation to shareholders’ meeting and attendance at a shareholders’ meeting).
The Section of the new Articles of Association:
8 § Invitation to shareholders’ meeting and attendance at a shareholders’ meeting
Invitations to a shareholders’ meeting shall be delivered not earlier than three (3) months and not later than three (3) weeks prior to the shareholders’ meeting; however, a minimum of nine (9) days prior to the shareholders’ meeting reconciliation date as defined in the Companies Act by publishing the invitation on the company’s website or a newspaper decided upon by the Board of Directors or by sending the invitation to the shareholders in a letter mailed to the address specified in the company’s list of shareholders. In order to attend a shareholders’ meeting, shareholders must notify the company of their attendance at the latest on the date specified in the invitation to the meeting, which can be at the earliest ten (10) days before the meeting.
The Board of Directors may decide on alternative additional means of participating in the General Meeting so that shareholders may exercise their decision-making rights prior to or during the General Meeting by use of telecommunication or other technical means. The Board of Directors may also decide that the General Meeting is arranged without a meeting venue so that the shareholders exercise their full decision-making powers in real time by use of telecommunication or other technical means during the meeting.
The Section of the old Articles of Association:
8 § Invitation to shareholders’ meeting and attendance at a shareholders’ meeting
Invitations to a shareholders’ meeting shall be delivered not earlier than three (3) months and not later than three (3) weeks prior to the shareholders’ meeting; however, a minimum of nine (9) days prior to the shareholders’ meeting reconciliation date as defined in the Companies Act by publishing the invitation on the company’s website or a newspaper decided upon by the Board of Directors or by sending the invitation to the shareholders in a letter mailed to the address specified in the company’s list of shareholders. In order to attend a shareholders’ meeting, shareholders must notify the company of their attendance at the latest on the date specified in the invitation to the meeting, which can be at the earliest ten (10) days before the meeting.
7. Closing of the meeting
B. Documents of the general meeting
This notice, which incorporates the agenda proposals to the Extraordinary General Meeting is available on Scanfil plc’s website at www.scanfil.com/agm from 10 November 2022. Copies of these documents, this notice and proposals will be sent to shareholders upon request and will be available on the above-mentioned website at the time of the Extraordinary General Meeting.
The minutes of the meeting will be available on the abovementioned website on 15 December 2022 at the latest.
C. Instructions for the participants in the general meeting
The Extraordinary General Meeting will be held in such a way that shareholders will not be able to attend the meeting place. The Extraordinary General Meeting can only resolve upon the approval or rejection of the amendment to the Articles of Association allowing remote meetings, not on other matters. The shareholders may participate and exercise their rights as shareholders in the Extraordinary General Meeting only by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting, either in person or through a proxy, and by submitting counterproposals not subjected to a vote and questions in advance in accordance with the instructions below, considering the limitations of the temporary legislative act. The voting list of the Extraordinary General Meeting and the results of the voting are determined solely on the basis of advance voting.1. Shareholders registered in the shareholders’ register
The right to participate in the Extraordinary General Meeting is held by shareholders who were entered by 21 November 2022 at the latest as shareholders in the register of Scanfil plc’s shareholders kept by Euroclear Finland Oy. A shareholder, whose shares have been recorded in his/her personal book-entry account, is registered in the company’s shareholders’ register. A shareholder may attend the meeting only by voting in advance and submitting counterproposal not subjected to a vote and asking questions in advance as described below.
2. Registration and advance voting
Registration and advance voting will begin on 15 November 2022 at 10 am. In order to be able to vote in advance in the Extraordinary General Meeting, shareholders shall register and exercise their rights by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting with the company by 4 pm on 24 November 2022 at the latest when the registration and vote needs to be submitted. Registration for the Extraordinary General Meeting without advance voting is not considered participation in the Extraordinary General Meeting.
A shareholder, who has a personal Finnish book-entry account, may register, and vote in advance on certain items on the agenda of the Extraordinary General Meeting from 10 am on 15 November 2022 until 4 pm on 24 November 2022 by the following means:
a) Through the Company website at www.scanfil.com/agm
The electronic registration and advance voting of shareholders who are private individuals, requires the use of strong electronic identification with Finnish online banking credentials or mobile certificate. In this connection, the shareholder may, if necessary, authorize a proxy for herself/himself.
Shareholders who are legal entities are not required to have strong electronic identification. However, the book-entry account number and other required information are required.
b) By mail or email
A shareholder may send an advance voting form, which will be made available on the Company website at www.scanfil.com/agm or corresponding information by mail to Euroclear Finland Ltd, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki or by email to yhtiokokous@euroclear.eu.
If a shareholder participates in the meeting by sending the votes in advance by mail or email to Euroclear Finland Ltd before the end of the registration and advance voting period, this delivery of votes constitutes registration for the Extraordinary General Meeting, provided that the above-mentioned information required for registration is included.
Instructions relating to advance voting may also be found at the Company website www.scanfil.com/agm at the latest on 15 November 2022 at 10 am.
Upon registration, a shareholder is requested to disclose the shareholder’s name, personal/business ID, address, telephone number, book-entry number and name and personal ID of any legal representative or proxy must be reported. The personal data given by the shareholder to Scanfil plc and Euroclear Finland Oy is used only in connection with the general meeting and with the identification of the shareholder and processing of related registrations. Shareholders are requested to note that personal information provided in connection with registration and advance voting by email is possibly sent through an unsecure connection on the shareholder’s own responsibility.
3. Proxy representative and powers of attorney A shareholder may participate and exercise his/her rights at the meeting only by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting by way of proxy representation.
The proxy representative of a shareholder may exercise the shareholder rights on behalf of the shareholder she/he represents only by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting in the manner instructed in this notice. The proxy representative of shareholders who are legal entities, can register the legal entity she/he represents to the Extraordinary General Meeting on the company’s website www.scanfil.com/agm and proceed to the actual voting. The proxy must also send a power of attorney or a similar document stating the proxy’s right to represent the legal entity to the company by e-mail to agm@scanfil.com or by mail to Scanfil plc, Extraordinary General Meeting, Yritystie 6, 85410 Sievi. Votes will be registered in the system only after a power of attorney with the required information has been submitted to the company.
A shareholder who does not vote in advance personally, may participate in the General Meeting and exercise their rights therein by a centralised proxy representative designated by the company, who is Akseli Uotila, LL.M from Borenius Attorneys Ltd. or a person independent of the company designated by him from Borenius Attorneys Ltd. Further information on the centralised proxy representative appointed by the company is available at: https://www.borenius.com/people/akseli-uotila/. The executed Power of Attorney including the voting instructions shall be delivered to Akseli Uotila by regular mail or by email (contact information below) prior to the end of registration and voting period, by which the said documents must be received. The authorisation of a proxy representative appointed by the company does not incur any expenses to the shareholders except for possible expenses incurring from the delivery of proxy materials.
The contact information of the proxy representative designated by the company:
mail address: Borenius Attorneys Ltd., Akseli Uotila, Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki.email: Scanfil.AGM2022@borenius.comtelephone: +358 20 713 3167
Shareholders may also participate in the Extraordinary General Meeting and exercise their rights at the meeting through another proxy representative. Should a shareholder participate in the Extraordinary General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares on different book-entry accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration. The shareholder’s proxy representative must also register and vote in advance by mail, use of telecommunication or other technical means prior to the meeting as described in this invitation. A model power of attorney and advance voting instructions will be available on the company’s website at 10:00 on 15 November 2022 at the latest. Possible power of attorney including the advance voting instructions are required to be delivered by email to yhtiokokous@euroclear.eu or by mail to Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Scanfil plc, PL 1110, 00101 Helsinki prior to the end of registration and voting period, by which the said documents must be received.
The delivery of the power of attorney including the advance voting instructions prior to the end of registration and voting period is deemed as the registration to the Extraordinary General Meeting if the required information mentioned above are provided. Scanfil plc may request original power of attorneys if the company considers it necessary.
4. Holders of nominee registered shares
A holder of nominee registered shares has the right to participate in the Extraordinary General Meeting by virtue of such shares based on which he/she would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd on the matching date of the Extraordinary General Meeting, 21 November 2022. Participation requires that shareholders’ shares have been registered temporarily in the company’s shareholders’ register held by Euroclear Finland Ltd on 28 November 2022 by 10 am, at the latest. Regarding nominee registered shares, this is considered a registration for the Extraordinary General Meeting. Changes in the shareholdings after the matching date do not have an effect on the right to participate nor number of votes in the Extraordinary General Meeting.
It is recommended that the holder of a nominee registered share request the asset manager to provide the necessary instruction concerning registration in the temporary shareholders’ register, issuance of proxies and registration for the Extraordinary General Meeting in a timely manner. Asset managers’ custodian bank must register a holder of nominee registered shares, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest by the time stated above and ensure the advance voting for the holder of the nominee registered shares.
5. Other instructions and information
Pursuant to Chapter 5 Section 25 of the Companies Act, a shareholder may present questions with respect to the matters to be considered at the Extraordinary General Meeting no later than 17 November 2022 at 4 pm. Questions can be delivered by email agm@scanfil.com or mail Scanfil plc, Extraordinary General Meeting, Yritystie 6, 85419 Sievi, Finland. Such questions by shareholders and responses of the company’s management to such questions and possible counterproposals not taken into agenda and voting will be available on the company’s website at www.scanfil.com/agm by no later than 22 November 2022. As a prerequisite for presenting questions and counterproposals, a shareholder must present evidence of his/her shareholding.
On the date of this notice, 10 November 2022, the total number of shares and votes in Scanfil plc is 64,959,993 shares and votes. On the date of this notice the company holds 118,738 own shares. According to the Finnish Companies Act, shares held by the Company, or its subsidiary are not entitled to attend the Extraordinary General Meeting. 10 November 2022Scanfil PlcThe Board of Directors
Attachments
Download announcement as PDF.pdf
10.11.2022 16:00:00 EET | Scanfil Oyj |
Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen
Scanfil Oyj Pörssitiedote 10.11.2022 klo 16.00
Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen
Scanfil Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 1. joulukuuta 2022 kello 12:00 alkaen yhtiön tiloissa osoitteessa Yritystie 6, 85410 Sievi.
Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä yhtiöjärjestyksen muutoksesta päättämiseksi 11.7.2022 voimaan tulleen osakeyhtiölain (624/2006) muutoksen sekä osakeyhtiölain 5 luvun muuttamisesta annetun lain (660/2022) voimaantulosäännöksen nojalla. Ylimääräinen yhtiökokous voi ainoastaan päättää etäkokoukset sallivan yhtiöjärjestysmääräyksen muutoksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä, ei muista päätösasioista. Yhtiön osakkeenomistajat sekä näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa vain postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta sekä esittämällä muita kuin äänestykseen otettavia vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon. Yhtiökokoukseen ei voi osallistua henkilökohtaisesti kokouspaikalla eikä sitä voi seurata internetin kautta. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta C ”Ohjeita kokoukseen osallistuville”.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
Puheenjohtajana toimii asianajaja Juha Koponen. Mikäli Juha Koposella ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää puheenjohtajaksi parhaaksi katsomansa henkilön. Puheenjohtaja voi nimetä kokoukselle sihteerin.
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii lakimies Akseli Uotila. Mikäli Akseli Uotilalla ei painavasta syystä johtuen ole mahdollisuutta toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää pöytäkirjan tarkastajaksi ja ääntenlaskun valvojaksi parhaaksi katsomansa henkilön.
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Hallituksen ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamisesta yhtiökokousjärjestelyjen osalta
Hallitus ehdottaa, että yhtiöjärjestykseen tehdään lisäys yhtiökokoukseen osallistumisesta etäyhteyden avulla tai kokonaan ilman fyysistä kokouspaikkaa. Muutos tehtäisiin yhtiöjärjestyksen kohtaan 8 § (Yhtiökokouskutsu ja osallistuminen yhtiökokoukseen).
Uusi yhtiöjärjestyksen kohta:
8 § Yhtiökokouskutsu ja osallistuminen yhtiökokoukseen
Yhtiökokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kolmea (3) kuukautta ja viimeistään kolmea (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen osakeyhtiölaissa tarkoitettua yhtiökokouksen täsmäytyspäivää julkaisemalla kutsu yhtiön kotisivuilla tai hallituksen päättämässä sanomalehdessä tai lähettämällä kutsu osakkeenomistajille heidän yhtiön osakasluetteloon merkittyyn osoitteeseen postitetulla kirjeillä. Osakkeenomistajien on saadakseen osallistua yhtiökokoukseen ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.
Hallitus voi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua myös siten, että osakkeenomistaja käyttää päätösvaltaansa tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tai kokouksen aikana. Hallitus voi päättää myös, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät täysimääräisesti päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.
Vanha yhtiöjärjestyksen kohta:
8 § Yhtiökokouskutsu ja osallistuminen yhtiökokoukseen
Yhtiökokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kolmea (3) kuukautta ja viimeistään kolmea (3) viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän (9) päivää ennen osakeyhtiölaissa tarkoitettua yhtiökokouksen täsmäytyspäivää julkaisemalla kutsu yhtiön kotisivuilla tai hallituksen päättämässä sanomalehdessä tai lähettämällä kutsu osakkeenomistajille heidän yhtiön osakasluetteloon merkittyyn osoitteeseen postitetulla kirjeillä. Osakkeenomistajien on saadakseen osallistua yhtiökokoukseen ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen kokousta.
7. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Tämä kokouskutsu, joka sisältää yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, on saatavilla Scanfil Oyj:n internetsivuilla osoitteessa: www.scanfil.com/yhtiokokous 10.11.2022 alkaen. Edellä mainituista asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta ja päätösehdotuksista lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille ja ne ovat nähtävänä yhtiökokouksen ajankohtana yhtiön nettisivuilla.
Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 15.12.2022.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille
Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistajat eivät voi saapua kokouspaikalle. Ylimääräinen yhtiökokous voi ainoastaan päättää etäkokoukset sallivan yhtiöjärjestysmääräyksen muutoksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä, ei muista päätösasioista. Osakkeenomistaja voi osallistua ja käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa vain postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta joko itse tai asiamiehen välityksellä sekä esittämällä muita kuin äänestykseen otettavia vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti. Yhtiökokouksen ääniluettelo ja äänestysten tulokset määräytyvät yksinomaan ennakkoäänestyksen perusteella.
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 21.11.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä muita kuin äänestykseen otettavia vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla.
2. Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon
Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 15.11.2022 klo 10.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja käyttää oikeuttaan postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta viimeistään 24.11.2022 kello 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä. Ilmoittautumista yhtiökokoukseen ilman ennakkoäänten toimittamista ei katsota osallistumiseksi yhtiökokoukseen.
Osakkeenomistaja, jolla on suomalainen arvo-osuustili, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 15.11.2022 klo 10.00 ja 24.11.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:
a) Yhtiön internetsivuilla www.scanfil.com/yhtiökokous
Henkilöomistajan osalta sähköisessä ilmoittautumisessa ja ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan vahva tunnistautuminen suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Osakkeenomistaja voi tässä yhteydessä tarvittaessa valtuuttaa itselleen asiamiehen.
Yhteisöomistajilta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistautumista. Yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero sekä muut vaaditut tiedot.
b) Postitse tai sähköpostitse
Postitse tai sähköpostitse ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön internetsivuilta www.scanfil.com/yhtiökokous saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.
Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen määräajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen edellyttäen, että osakkeenomistajan ilmoittautuminen sisältää ennakkoäänestyslomakkeella mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.
Äänestyksen ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla www.scanfil.com/yhtiökokous viimeistään 15.11.2022 klo 10.00.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, arvo-osuustilinumero sekä mahdollisen valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan nimi ja asiamiehen tai lakimääräisen edustajan henkilötunnus. Osakkeenomistajien Scanfil Oyj:lle ja Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokoukseen ja sen yhteydessä tehtävien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyyn liittyviin tarkoituksiin. Osakkeenomistajia pyydetään huomioimaan, että sähköpostitse tehtävässä ilmoittautumisessa ja ennakkoäänestämisessä ilmoittautuja toimittaa henkilötietoja omalla vastuullaan mahdollisesti suojaamattoman yhteyden välityksellä.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja voi osallistua ja käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa vain postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta myös asiamiehen välityksellä.
Myös osakkeenomistajan valtuuttama asiamies voi käyttää osakkeenomistajan oikeuksia tämän puolesta vain postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla ennen yhtiökokousta tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Yhteisöomistajan asiamies voi yhtiön internetsivuilla www.scanfil.com/yhtiökokous ilmoittaa edustamansa yhteisön yhtiökokoukseen ja asiamies voi valtuutustoiminnossa ilmoittaa itsensä yhtiön asiamieheksi sekä siirtyä tämän jälkeen varsinaiseen äänestykseen. Asiamiehen on lisäksi lähetettävä valtakirja tai vastaava asiakirja, josta käy ilmi asiamiehen oikeus edustaa yhteisöomistajaa, yhtiölle sähköpostitse osoitteeseen agm@scanfil.com tai kirjeitse osoitteeseen Scanfil Oyj, Yhtiökokous, Yritystie 6, 85410 Sievi. Äänet rekisteröidään järjestelmään vasta sen jälkeen, kun vaaditut tiedot täyttävä valtakirja on toimitettu yhtiölle.
Osakkeenomistaja, joka ei itse äänestä ennakkoon, voi osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan yhtiön osoittaman keskitetyn asiamiehen välityksellä, joka on lakimies Akseli Uotila Borenius Asianajotoimisto Oy:stä tai hänen määräämänsä yhtiöstä riippumaton toinen lakimies Borenius Asianajotoimisto Oy:stä. Lisätietoja yhtiön nimeämästä keskitetystä asiamiehestä on saatavilla: https://www.borenius.com/people/akseli-uotila/. Allekirjoitettu valtakirja sisältäen ennakkoäänestyslomakkeen tulee toimittaa lakimies Akseli Uotilalle postitse tai sähköpostitse (yhteystiedot alla) ennen ilmoittautumisajan ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen on oltava perillä. Yhtiön osoittaman asiamiehen valtuuttamisesta ei aiheudu osakkeenomistajille kustannuksia lukuun ottamatta mahdollisia valtakirjamateriaalien toimittamisesta aiheutuvia kustannuksia.
Yhtiön nimeämän asiamiehen yhteystiedot:
postiosoite: Borenius Asianajotoimisto Oy, Akseli Uotila, Eteläesplanadi 2,
00130 Helsinki.
sähköposti: Scanfil.AGM2022@borenius.com
puhelin: +358 20 713 3167
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan halutessaan myös muun itse valitsemansa asiamiehen välityksellä. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on ilmoittauduttava ja äänestettävä ennakkoon postin tai tietoliikenneyhteyden ja muun teknisen apuvälineen avulla tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Valtakirjan malli ja äänestysohje ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa viimeistään 15.11.2022 klo 10.00. Valtakirjat ennakkoäänestysohjeineen pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu tai kirjeitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous / Scanfil Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki ennen ilmoittautumis- ja äänestysajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjan ja ennakkoäänestyslomakkeen on oltava perillä.
Valtakirjan sekä ennakkoäänten toimittaminen ennen ilmoittautumis- ja ennakkoäänestysajan päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Scanfil Oyj voi halutessaan vaatia alkuperäisiä valtakirjoja, mikäli yhtiö katsoo sen tarpeelliseksi.
4. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 21.11.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty tilapäisesti Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon viimeistään 28.11.2022 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana ja huolehtia ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta.
5. Muut ohjeet/tiedot
Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista sähköpostitse osoitteeseen agm@scanfil.com tai postitse osoitteeseen Scanfil Oyj, Yhtiökokous, Yritystie 6, 85410 Sievi 17.11.2022 klo 16.00 asti, johon mennessä kysymysten on oltava perillä. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä yhtiön internetsivuilla www.scanfil.com/yhtiökokous viimeistään 22.11.2022. Kysymysten ja vastaehdotusten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.
Scanfil Oyj:llä on kokouskutsun päivänä 10.11.2022 yhteensä 64 959 993 osaketta ja ääntä. Kokouskutsun päivänä yhtiön hallussa on 118 738 omaa osaketta. Yhtiölle tai sen tytäryhteisölle kuuluvalla osakkeella ei voi osakeyhtiölain mukaan osallistua yhtiökokoukseen.
10.11.2022
Scanfil Oyj
Hallitus
Liitteet
Lataa tiedote pdf-muodossa.pdf
