8.1.2025 16:15:01 EET | Reka Industrial Oyj |
Notice to general meeting
8.1.2025 16:15:00 EET | Reka Industrial Oyj | Notice to general meeting
Notice to the Extraordinary General Meeting of Reka Industrial Plc
The Extraordinary General Meeting of Reka Industrial Plc will be held on Thursday, 30 January 2025 at 11 am at Hyvinkään Villatehdas, Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää.
Registration and distribution of voting tickets will start at 10.30 am.
A. MATTERS ON THE AGENDA OF THE ANNUAL GENERAL MEETING
The meeting shall handle the following matters:
Opening of the meeting
Calling the meeting to order
Election of person to scrutinize the minutes and persons to supervise the counting of votes
Recording the legality of the meeting
Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
Resolution on the number of members of the Board of Directors and possible deputy membersThe shareholders’ proposal for the number of members and possible deputy members of the Board of Directors is available on the company’s website at www.rekaindustrial.fi no later than 22 January 2025.
Election of the chairperson and vice chairperson and members of the Board of DirectorsThe shareholders’ proposal for the election of the chairperson and vice chairperson of the Board of Directors and other members is available on the company’s website at www.rekaindustrial.fi no later than 22 January 2025.
Closing of the Meeting
B. DOCUMENTS OF THE GENERAL MEETINGThe abovementioned proposals of the Board of Directors relating to the agenda of the general meeting, as well as this notice are available on Reka Industrial Plc’s website at www.rekaindustrial.fi. The proposal of the Board of Directors and other above-mentioned documents are also available at the meeting. The minutes of the meeting will be available on the company’s website no later than 13 February 2025. C. INSTRUCTIONS FOR THE PARTICIPANTS IN THE GENERAL MEETING1. The right to participate and registration to the Annual General MeetingIn order to attend the Annual General Meeting, the shareholders must be registered as the company’s shareholders in Reka Industrial Plc’s shareholder register maintained by Euroclear Finland Ltd on 20 January 2025 at the latest. A shareholder, whose shares are registered on their personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company.
A shareholder who wants to participate in the Annual General Meeting shall register for the meeting no later than 27 January 2025 at 12 pm, at the latest, by giving a prior notice of participation. Registration to the Annual General Meeting can be done:a) by emailing info@reka.eub) by telephoning +358 40 3524 827
c) by regular mail to address Reka Industrial Plc, Kankurinkatu 4–6, 05800 Hyvinkää Finland.The registration must arrive before the end of the registration period.In connection with the registration, a shareholder shall notify his/her name, personal or business identification number, address, telephone number and the name of a possible assistant. The personal data given to Reka Industrial Plc is used only in connection with the Extraordinary General Meeting and with the processing of related registrations.
2. Holders of nominee registered sharesA holder of nominee registered shares who wants to participate in the Extraordinary General Meeting must be entered into the shareholders’ register of the company on the record date of the meeting, 20 January 2025. A shareholder of nominee registered shares must also be temporarily entered into the shareholders’ register held by Euroclear Finland Ltd, of the company on 27 January 2025 by 10.00 am, Finnish time at the latest. With respect to nominee registered shares the temporary entry into the shareholders’ register is considered as registration for the Extraordinary General Meeting.
Changes in shareholdings after the record date of the Extraordinary General Meeting do not affect the right to participate in the Extraordinary General Meeting or the number of votes of the shareholder.
A holder of nominee registered shares, who wishes to participate in the Extraordinary General Meeting, is advised to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the meeting from his/her custodian bank. The custodian bank has to temporarily register a holder of nominee registered shares, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, into the shareholders’ register of the company no later than by the time stated above.
3. Proxy representative and powers of attorneyA shareholder may participate in the Extraordinary General Meeting and exercise his/her rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise in a reliable manner demonstrate his/her right to represent the shareholder at the meeting. When a shareholder participates in the Extraordinary General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares represented by each proxy representative shall be identified in connection with the registration for the Extraordinary General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered to the address Reka Industrial Plc, Kankurinkatu 4-6, 05800 Hyvinkää, Finland before the last date of registration.
4. Other instructions and information
Pursuant to Chapter 5, section 25 of the Companies Act, a shareholder who is present at the Extraordinary General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be considered at the meeting.
On the date of this notice to the Extraordinary General Meeting 8 January 2025, the number of class A shares in Reka Industrial Plc is 139,600 and the number of class B shares is 5,880,760. Based on the Articles of Association of the company, each class A share entitles its holder to 20 votes and each class B share entitles its holder to one vote.
On the date of this notice to the Extraordinary General Meeting 8 January 2025, the company holds 37,150 class B shares, representing in total 0.43 percent of all votes. Treasury shares or shares held by a subsidiary do not entitle to participation in the Annual General Meeting in accordance with the Companies Act.
Hyvinkää 8 January 2025
Reka Industrial PlcThe Board of Directors
Further information:President and CEO, Sari Tulander, tel. +358 44 044 1015
www.rekaindustrial.fi
Contacts
Sari Tulander, President and CEO, +358 44 044 1015, sari.tulander@reka.eu
About Reka Industrial Oyj
As an industrial family company, we are committed to developing the performance and sustainability of the companies we own. Reka Industrial class B shares are listed on the Nasdaq Helsinki Ltd.
Attachments
Download announcement as PDF.pdf
Reka Industrial Plc _Notice to the Extraordinary General Meeting_2025.pdf
8.1.2025 16:15:01 EET | Reka Industrial Oyj |
Yhtiökokouskutsu
8.1.2025 16:15:00 EET | Reka Industrial Oyj | Yhtiökokouskutsu
Kutsu Reka Industrial Oyj:n ylimääräiseen yhtiökokoukseen
Reka Industrial Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 30.1.2025 klo 11.00 alkaen Hyvinkään Villatehtaalla, Kankurinkatu 4–6, 05800 Hyvinkää.
Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen aloitetaan klo 10.30.
A. VARSINAISESSA YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
Kokouksen avaaminen
Kokouksen järjestäytyminen
Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
Kokouksen laillisuuden toteaminen
Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
Hallituksen jäsenten ja mahdollisten varajäsenten lukumäärästä päättäminen Osakkeenomistajien ehdotus hallituksen jäsenten ja mahdollisten varajäsenten lukumäärästä on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.rekaindustrial.fi viimeistään 22.1.2025.
Hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä muiden jäsenten valitseminenOsakkeenomistajien ehdotus hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä muiden jäsenten valitsemiseksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.rekaindustrial.fi viimeistään 22.1.2025.
Kokouksen päättäminen
B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJATEdellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat osakkeenomistajien nähtävillä Reka Industrial Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.rekaindustrial.fi. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat nähtävillä myös yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on luettavissa yhtiön internetsivuilla viimeistään 13.2.2025.
C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE
1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen yhtiökokoukseenOikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on viimeistään 20.1.2025 merkittynä yhtiön osakkeenomistajaksi Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Reka Industrial Oyj:n osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.Osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittaa osallistumisestaan yhtiölle viimeistään 27.1.2025 klo 12.00 mennessä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:a) sähköpostitse osoitteeseen info@reka.eu,
b) puhelimitse numeroon +358 40 3524 827, tai
c) kirjeitse osoitteeseen Reka Industrial Oyj, Kankurinkatu 4–6, 05800 Hyvinkää.Ilmoittautumisen on oltava perillä ennen ilmoittautumisajan päättymistä.Osakkeenomistajaa pyydetään ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittamaan nimen lisäksi henkilö- tai y-tunnuksensa, osoitteensa, puhelinnumeronsa ja mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaHallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella osakkeenomistajalla olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 20.1.2025. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla viimeistään 27.1.2025 klo 10.00 mennessä merkitty tilapäisesti Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, kehotetaan pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjatOsakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Jos osakkeenomistajan osakkeet on kirjattu useammalle kuin yhdelle arvo-osuustilille, osakkeenomistajalla on oikeus käyttää eri asiamiestä kunkin arvo-osuustilin osakkeiden osalta. Ilmoittautumisen yhteydessä on ilmoitettava ne osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan yhtiön toimistoon osoitteeseen Reka Industrial Oyj, Kankurinkatu 4–6, 05800 Hyvinkää, ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
4. Muut ohjeet/tiedot
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Reka Industrial Oyj:llä on kokouskutsun julkaisupäivänä 8.1.2025 yhteensä 139 600 A-osaketta ja 5 880 760 B-osaketta. Yhtiöjärjestyksen mukaan jokainen A-sarjan osake tuottaa 20 ääntä ja jokainen B-sarjan osake yhden äänen.
Yhtiön hallussa on kokouskutsun julkaisupäivänä 8.1.2025 omia osakkeita yhteensä 37 150 B-sarjan osaketta, jotka edustavat yhteensä 0,43 prosenttia äänistä. Yhtiölle tai sen tytäryhteisölle kuuluvalla osakkeella ei osakeyhtiölain mukaan voi osallistua yhtiökokoukseen.
Hyvinkäällä 8. tammikuuta 2025
Reka Industrial OyjHallitus
Lisätietoja:Toimitusjohtaja Sari Tulander, puh. 044 044 1015
www.rekaindustrial.fi
Yhteyshenkilöt
Sari Tulander, Toimitusjohtaja, +358 44 044 1015, sari.tulander@reka.eu
Tietoja julkaisijasta Reka Industrial Oyj
Teollisena perheyhtiönä sitoudumme kehittämään pitkäjänteisesti yhtiöidemme suorituskykyä ja kestävää kehitystä. Reka Industrialin B-sarjan osake noteerataan Nasdaq Helsinki Oy:ssä.
Liitteet
Lataa tiedote pdf-muodossa.pdf
Reka Industrial Oyj_kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen_2025.pdf
