1.3.2021 12:27:51 CET | Topdanmark A/S |
Indkaldelse til generalforsamling
1. marts 2021Med. nr. 04/2021
Indkaldelse til ordinær generalforsamling 25. marts 2021
Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Topdanmark A/S, CVR-nr. 78 04 00 17, torsdag den 25. marts 2021, kl. 15.00. Generalforsamlingen vil blive afholdt som en fuldstændig elektronisk generalforsamling uden mulighed for fysisk fremmøde i henhold til bekendtgørelse nr. 2240 af 29. december 2020 om midlertidig fravigelse af bestemmelser om fysisk fremmøde ved generalforsamling i virksomheders vedtægter eller tilsvarende aftaler på Erhvervsstyrelsens og Finanstilsynets område i forbindelse med COVID-19.
Bestyrelsen forelægger:
I. Beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.
II. Fremlæggelse af den reviderede og af bestyrelsen og direktionen underskrevne årsrapport.
III. Godkendelse af årsrapporten samt bestemmelse om anvendelse af overskud i henhold til den godkendte årsrapport.
Bestyrelsen foreslår et samlet udbytte på kr. 20,00 pr. aktie, herunder et udbytte for 2020 på kr. 11,50 samt det resterende udbytte for 2019 på kr. 8,50.
IV. Præsentation af vederlagsrapporten til vejledende afstemning.
V. Forslag fra bestyrelsen eller aktionærerne.
Forslag fra bestyrelsen:
A. Forslag om vedtægtsændring1. Forslag om, at bemyndige bestyrelsen til at træffe beslutning om, at selskabets generalforsamling skal afholdes som en fuldstændig elektronisk generalforsamling.Under henvisning til den aktuelle COVID-19-pandemi og de lovgivningsmæssige tiltag om bl.a. begrænsning af større fysiske forsamlinger er muligheden for afholdelse af fuldstændige elektroniske generalforsamlinger aktualiseret. Bestyrelsen foreslår, at der i vedtægterne implementeres en bemyndigelse til, at bestyrelsen kan træffe beslutning om, at selskabets generalforsamling afholdes som en fuldstændig elektronisk generalforsamling. Det giver øget fleksibilitet for afvikling af generalforsamlinger samt øget mulighed for aktionærdeltagelse og aktivt ejerskab.
Bestyrelsen foreslår at optage et nyt andet punktum til bestemmelsen i vedtægternes § 13, stk. 1, hvorefter § 13, stk. 1 får følgende ordlyd:
§ 13, stk. 1:Generalforsamlinger indkaldes af bestyrelsen til afholdelse på selskabets hjemsted eller et andet sted i Region Hovedstaden. Selskabets generalforsamlinger kan efter bestyrelsens beslutning afholdes som fuldstændig elektroniske generalforsamlinger uden adgang til fysisk fremmøde. Deltagelse i fuldstændig elektroniske generalforsamlinger sker via elektroniske medier, som giver selskabets aktionærer mulighed for at deltage i, ytre sig samt stemme på generalforsamlingen, og som sikrer, at generalforsamlingen kan afvikles på betryggende vis og i overensstemmelse med selskabsloven.
2. Forslag om elektronisk kommunikationBestyrelsen foreslår indførelse af muligheden for elektronisk kommunikation, herunder anvendelse af elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen mellem Topdanmark og aktionærerne i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter.
Bestyrelsen foreslår derfor at optage en ny bestemmelse om meddelelser i vedtægternes § 18, som har følgende ordlyd:
§ 18.Stk. 1. Al kommunikation i henhold til selskabsloven eller disse vedtægter fra selskabet til de enkelte aktionærer kan ske via elektronisk dokumentudveksling og elektronisk post (elektronisk kommunikation). Selskabet kan dog til enhver tid vælge at kommunikere med almindelig brevpost.
Stk. 2. Selskabet anmoder aktionærerne om en elektronisk postadresse, hvortil meddelelser, jf. § 18, sk. 1, kan sendes. Alle aktionærer skal sikre, at selskabet er i besiddelse af den korrekte elektroniske postadresse, og den enkelte aktionær skal løbende sørge for at ajourføre denne. Er oplysningerne mangelfulde, har bestyrelsen ingen pligt til at søge disse berigtiget eller til at indkalde på anden måde.
Stk. 3. Oplysninger om krav til anvendte systemer og om anvendelsen af elektronisk kommunikation gives af selskabet direkte til aktionærerne eller på selskabets hjemmeside: www.topdanmark.com.
Vedtægternes hidtidige § 18 bliver herefter § 19 og så fremdeles.
B. Forslag om ændring af aflønningspolitikken Bestyrelsen foreslår følgende ændringer til Topdanmarks aflønningspolitik:
Bestyrelsen ønsker at udvide Topdanmarks langsigtede optionsbaserede LTI-Program, der omfatter alle medlemmer af direktionen og Orienteringsforum samt, efter direktionens nærmere beslutning, visse øvrige Væsentlige Risikotagere og andre medarbejdere, der har ydet en særlig indsats eller på anden måde bidraget ekstraordinært til værdiskabelsen i Topdanmark til tillige at omfatte visse medlemmer af Topdanmarks ledelse uden for Orienteringsforum efter bestyrelsens nærmere beslutning. Endvidere foreslår bestyrelsen at implementere en fri- og skadesløsholdelsesordning for Topdanmarks ledelse. Bl.a. for at kunne tiltrække kvalificerede bestyrelsesmedlemmer og direktionsmedlemmer tegner Topdanmark sædvanlig bestyrelses- og direktionsansvarsfor-sikring (D&O-forsikring). Den generelle udvikling i D&O-forsikringsmarkedet har medført, at det er blevet vanskeligere at tegne D&O-forsikring med et tilstrækkeligt dækningsomfang og til en rimelig præmie. På denne baggrund har bestyrelsen vurderet, at det, for fortsat at kun-ne tiltrække og fastholde kvalificerede ledelsesmedlemmer, er i selskabets og aktionærer-nes interesse at implementere en fri- og skadesløsholdelsesordning, der i visse tilfælde, som supplement til den sædvanlige D&O-forsikring, vil kunne friholde Topdanmarks ledelse for det eventuelle ansvar og/eller de krav, der måtte være eller blive rejst mod dem personligt som følge af deres hverv i Topdanmark.Fri- og skadesløsholdelsen vil være sekundær i forhold til D&O-forsikringen og forudsætter, at et eventuelt ansvar eller krav ikke skyldes ledelsesmedlemmets bedrageri, strafbare for-hold, grove uagtsomhed eller forsætlige handlinger. Det foreslås at fri- og skadesløsholdelsesordningen bliver en del af Topdanmarks afløn-ningspolitik, og at bestyrelsen bemyndiges til, inden for aflønningspolitikkens rammer, sel-skabets vedtægter og gældende lovgivning, at træffe nærmere afgørelse vedrørende fri- og skadesløsholdelse i henhold til ordningen.
Endelig er aflønningspolitikken opdateret med almindelige sproglige rettelser og præciseringer samt lovgivningsmæssige opdateringer.
Bestyrelsen foreslår, at Topdanmark-koncernens aflønningspolitik ændres i overensstem-melse hermed.
Den fuldstændige ordlyd af aflønningspolitikken efter de foreslåede ændringer kan ses på www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling.
C. Forslag om bestyrelsens vederlag Bestyrelsen foreslår, at bestyrelsens ordinære grundhonorar forhøjes med 10 % fra nuværende 385.000 kr. til 423.500 kr. fra og med regnskabsåret 2021 som følge af den almindeli-ge vederlagsudvikling i sammenlignelige selskaber og øget arbejdsbyrde. Grundhonoraret blev sidst forhøjet i 2018.
Forslag fra aktionærer:
D. Forslag fra aktionær, Thomas Meinert LarsenThomas Meinert Larsen har fremsendt følgende forslag og argumentation:
”At Topdanmark tilslutter sig den internationale investor koalition ”Net Zero Asset Owner Alliance”. Som aktionær og samfundsborger har jeg interesse for at TopDanmark agerer under ansvar overfor vedtagne FN beslutninger, herunder klimaaftalen fra Paris, således at TopDanmark med rettidig omhu medvirker til at vi som borgere får et godt liv uden accelererende klimakatastrofer, som desuden udfordrer TopDanmarks egen forretning som forsikringsselskab. Desværre har TopDanmark i den seneste WWF rundspørge fra 2020 til danske pensions-selskaber fået branchens laveste score i forhold til at sikre klimahandling i investeringerne. Det er meget bekymrende for TopDanmark`s omdømme. Derfor vil det være en naturlig styrkelse af TopDanmarks arbejde med at understøtte Paris-aftalen, at TopDanmark tilslut-ter sig Net Zero Asset Owner Alliance (NZAOA), ligesom det anbefales af WWF.
NZAOA er en international investor koalition, pt. bestående af mere end 30 institutionelle investorer med i alt 32 billioner kr. i samlet investeringsformue, som blev lanceret på FN’s Klimatopmøde i New York den 23. september 2019. Koalitionens medlemmer tilslutter sig målsætningen om at gøre deres investeringer klimaneutrale senest i 2050, samt at arbejde for at begrænse temperaturstigningen til maksimalt 1,5°C, og at efterleve Parisaftalens Artikel 2.1c. Medlemmerne forpligter sig derudover blandt andet på en CO2-reduktion på mellem 16-29 % reduktion for sin portefølje frem mod 2025. NZAOA er en ambitiøs og holistisk koalition for institutionelle investorer, der ønsker at gå forrest på klimaområdet.I øjeblikket er der 6 danske medlemmer af NZAOA, således Akademikerpension, P+, Pension Danmark, Danica Pension, PFA samt PKA. NZAOA understøttes desuden af United Nations Environment Program Finance Initiative (UNEPFI) og UN Principles for Responsible Investments (UNPRI). Kilde: https://www.unepfi.org/net-zero-alliance/ ”
Bestyrelsens kommentar til forslaget: Bestyrelsen har stor forståelse for og er overordnet set enig i de intentioner, der ligger bag det fremsatte forslag. Bestyrelsen har således også sat fokus på klimaområdet og CSR i øv-rigt ud fra et synspunkt om, at Topdanmark skal drive sin forretning bedst muligt ud fra in-ternationalt anerkendte normer og de konventioner, som Danmark har tiltrådt. Med dette udgangspunkt arbejder Topdanmark målrettet med samfundsansvar, og det vurderes lø-bende, om diverse internationale sammenslutninger bidrager mærkbart til allerede igangsat-te initiativer. Derfor har Topdanmark tilsluttet sig FN’s Global Compact principper og støtter også aktivt Paris-aftalen foruden den danske regerings mål om 70 % reduktion af CO2 i 2030. Topdanmark har sat som mål at blive CO2-neutral i 2030, hvad angår drift af bygnin-ger, firmakørsel og flyrejser. Det er også mange år siden, at Topdanmark stoppede med at have investeringer i producenter af fossile brændsler baseret på tjæresand og termisk kul. På investeringsområdet er det målet, at 20 % af livsforsikringsselskabets hensættelser i 2030 vil være i grønne investeringer. Topdanmark rapporterer om klimaforandringernes muligheder og risici til CDP (Carbon Disclosure Project).
I Topdanmark er der på klimaområdet også sket meget i 2020. Topdanmark påbegyndte integration af bæredygtighed i hele værdikæden. I 2020 udvidede Topdanmark overvågning og rapportering af indirekte CO2-udledning fra investeringer. Endvidere redegør Topdanmark årligt for, hvorledes selskabet forholder sig til aktivt ejerskab samt rapporterer årligt om aktivt ejerskab i CSR-rapporten. Topdanmark lancerede i 2020 et nyt pensionsprodukt – Formålspension – hvor kunderne blandt andre ting ikke har investeringer i produktion af fos-sil brændsel.
I 2020 blev produktion af fossil brændsel desuden fjernet fra Topdanmark Livsforsikrings kunder med klassisk pension, og Topdanmark efterlever ambitionen om, at uanset hvilken produktkategori en kunde i Topdanmark Livsforsikring vælger at have sin opsparing i, så skal der altid være et relevant og konkurrencedygtigt tilbud, hvor der tages udvidede hensyn til miljø, sociale forhold og god selskabsledelse, hvilket blandt andet betyder, at der ikke ind-går investeringer i producenter af fossile brændsler.
Det er bestyrelsens vurdering, at Topdanmark indretter sine forretninger efter den verden, vi er en del af, og også i 2020 har vist en klar og markant bevægelse i den retning, som forslagsstilleren ønsker og motiverer sit forslag med. Topdanmark vil også fremadrettet under-støtte arbejdet frem mod en mere klimaneutral verden. Topdanmark har også på den baggrund undersøgt NZAOA nærmere og støtter hensigten i NZAOA, men bestyrelsen vurderer på nuværende tidspunkt, at den bedste måde at sikre klimahandling i investeringerne på er ved at fortsætte Topdanmarks allerede igangværende arbejde på området. Bestyrelsen følger udviklingen og vil løbende vurdere og forholde sig til om og når tiden er moden for Topdanmark til at foretage nye tiltag, herunder eventuelt at tilslutte sig nye initiativer eller koalitioner. På nuværende tidspunkt er det dog bestyrelsens vurdering, at de tiltag, Topdanmark p.t. har prioriteret, er dem, der giver bedst effekt. Bestyrelsen støtter derfor ikke forslaget.
For yderligere oplysninger om Topdanmarks resultater og indsatser henvises der til Top-danmarks CSR-rapport, CDP-rapport og ESG-rapport for 2020, som kan findes på Top-danmarks hjemmeside www.Topdanmark.com → CSR → CSR i Topdanmark → Rapporter.
Specifikt kan der henvises til følgende afsnit i CSR-rapporten 2020:• Indsatser og målsætninger i forhold til klimaforandringer og CO2-reduktion på side 26 til 29 og side 43 til 46• Indsatser og målsætninger i forhold til ansvarlige investeringer og aktivt ejerskab på side 31 til 34.
VI. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
Samtlige generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er på valg.
Bestyrelsen foreslår genvalg af:
A. Anne Louise EberhardB. Cristina LageC. Petri NiemisvirtaD. Morten ThorsrudE. Ricard WennerklintF. Jens Aaløse
En nærmere beskrivelse af de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan findes på Topdanmarks hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling og er udsendt til de aktionærer, der har anmodet om at få fremsendt indkaldelse til generalfor-samlingen skriftligt.
VII. Valg af 1 statsautoriseret revisor. Efter gennemførelse af en udbudsrunde for revisionsydelser foreslår bestyrelsen nyvalg af KPMG P/S som ny revisor på baggrund af en indstilling fra selskabets revisionsudvalg.
Revisionsudvalget har i udvælgelsesprocessen for indstilling til valg af ny revisor lagt vægt på følgende kriterier: besiddelse af relevante kompetencer og erfaring med revision af for-sikringsvirksomheder, effektiv revisionsproces med erfaring med samarbejde med intern revision, stor erfaring med børsnoterede danske selskaber samt konkurrencedygtigt hono-rar.
Revisionsudvalget har på baggrund af en evaluering af de indkomne tilbud samt i lyset af disse kriterier indstillet KPMG P/S til bestyrelsen, som sin præference for valg af ny revisor.
Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt aftale med tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisions-firmaer.
VIII. Eventuelt.
VedtagelseskravTil vedtagelse af dagsordenens pkt. III, IV, VB, VC, VD, VI og VII kræves simpelt flertal.
Til vedtagelse af dagsordenens pkt. VA.1 og VA.2 kræves, at 2/3 af såvel de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede stemmeberettigede aktiekapital tiltræder forslaget.
Afstemning vil ske efter princippet én stemme pr. aktie.
Aktiekapitalens størrelse, aktionærernes stemmeret og registreringsdatoTopdanmarks samlede aktiekapital udgør 90.000.000 kr. fordelt på 90.000.000 aktier á 1 kr. Topdanmarks beholdning af egne aktier, hvorpå der ikke kan stemmes på generalforsamlingen, udgør 2.403.487 stk. aktier. Antallet af stemmerettigheder på generalforsamlingen udgør derfor 87.596.513. Aktieudstedende pengeinstitut er Danske Bank, hvorigennem aktionærer kan udøve deres finansielle rettigheder.
Registreringsdatoen er den 18. marts 2021.
Aktionærer, der besidder aktier i selskabet på registreringsdatoen, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen. Aktionærens aktiebeholdning opgøres på registreringsdatoen på baggrund af notering af aktionærens aktier i ejerbogen samt meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indførsel i ejerbogen. Deltagelse er endvidere betinget af, at aktionæren rettidigt har tilmeldt sig som beskrevet nedenfor.
Tilmelding til den fuldstændig elektroniske generalforsamlingAktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen, skal senest den 19. marts 2021 tilmelde sig til den fuldstændige elektroniske generalforsamling på www.topdanmark.com → Investorer → Investorservice → InvestorPortalen eller ved henvendelse til VP Investor Services, Weidekamps-gade 14, 2300 København S pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk eller på VP Investor Services hjemme-side www.vp.dk/gf.
Aktionærer, der har tilmeldt sig til generalforsamlingen, modtager en bekræftelse på e-mail. E-mailen indeholder et link til generalforsamlingsportalen, samt information omkring selve afviklingen af den elektroniske generalforsamling, herunder oplysning om fremgangsmåden i forbindelse med den elektroniske deltagelse, og kontaktinformationer hos VP Investor Services for teknisk support før og under generalforsamlingen. Fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i ge-neralforsamlingen vil ligeledes være tilgængelig i en guide til deltagelse i generalforsamlingen på selskabets hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling.
Fuldmagt og brevstemmeAktionærer kan afgive fuldmagt. Fuldmagt kan til enhver tid tilbagekaldes. Aktionærer kan stemme skriftligt ved brev. Brevstemme kan ikke tilbagekaldes. Elektronisk fuldmagt samt brevstemme kan afgives på Topdanmarks investorportal, som findes på www.topdanmark.com → Investorer → In-vestorservice → InvestorPortalen eller kan afgives på VP Investor Services hjemmeside www.vp.dk/gf. Fysisk fuldmagts- og brevstemmeblanket kan down¬loades fra selskabets hjemme-side www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling eller fra VP Inve-stor Services hjemmeside www.vp.dk/gf. Aktionærer, der ønsker at afgive fuldmagt, skal afgive denne via Topdanmarks investorportal eller på VP Investor Services hjemmeside www.vp.dk/gf senest den 19. marts 2021 eller fremsende denne skriftligt eller pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk, så den er i hænde senest den 19. marts 2021. Aktionærer, der ønsker at afgive brevstemme, skal af-give denne via Topdanmarks investorportal eller på VP Investor Services hjemmeside www.vp.dk/gf senest den 24. marts 2021 kl. 12.00 eller fremsende denne skriftligt eller pr. e-mail til vpinvestor@vp.dk, så den er i hænde senest den 24. marts 2021 kl. 12.00.
Yderligere oplysningerI de sidste tre uger før generalforsamlingen vil indkaldelse, oplysning om det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, de dokumenter, der skal fremlægges på generalforsamlingen, dagsorden og de fuldstændige forslag samt de formularer, der skal anvendes ved stemmeafgivelse ved fuldmagt eller brev, være tilgængelige på selskabets hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling. Materialet kan endvidere rekvireres ved henvendelse til Topdanmarks aktieadministration.
Spørgsmål fra aktionærerneAktionærer kan i henhold til selskabslovens § 102 stille spørgsmål til dagsordenen eller til dokumenter mv. til brug for generalforsamlingen eller til forhold, som er af betydning for bedømmelse af års-rapporten og sel¬skabets stilling i øvrigt eller for spørgsmål, hvorom der skal træffes beslutning på generalforsamlingen. Sådanne spørgsmål kan forud for generalforsamlingen stilles ved personlig eller skriftlig henvendelse til Topdanmark A/S, Aktieadministrationen, Borupvang 4, 2750 Ballerup, tlf. 44 68 44 11, e-mail aktieadm@topdanmark.dk. Topdanmark opfordrer aktionærer, som inden ge-neralforsamlingen ved, at de på generalforsamlingen ønsker at stille spørgsmål eller komme med indlæg, til på forhånd at fremsende sådanne spørgsmål eller indlæg til selskabet på e-mail aktie-adm@topdanmark.dk.
Tekniske krav i forbindelse med afvikling af den elektroniske generalforsamlingAktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen og som har tilmeldt sig til den fuldstændige elektroniske generalforsamling, bør inden generalforsamlingens start sikre sig, at den enhed, som aktionæren deltager i generalforsamlingen fra, opfylder nedenstående krav:
• BrowserDen elektroniske generalforsamling kan afvikles i såkaldte ’evergreen- browsere’ på både PC/Mac, mobil og tablet/iPad. ’Evergreen-browsere’ (Edge, Chrome, Firefox og Opera) er browsere, som automatisk opdaterer sig selv til nye versioner. Safari understøttes ligeledes, selvom det ikke er en evergreen-browser.
• PC Den elektroniske generalforsamling fungerer i browserne Edge, Chrome og Firefox.
• Apple Den elektroniske generalforsamling fungerer i de tre nyeste hovedversioner af Safari-browseren på Mac, iPhone og iPad (Safari version 12, 13 og 14). Hvis aktionæren har ældre Apple-udstyr, som muligvis ikke kan opdatere til en brugbar Safari-version, kan aktionæren installere en Chrome-browser og benytte denne.
• Internetforbindelse Kvaliteten af transmissionen afhænger af aktionærens leverandør. Aktionæren bør som mi-nimum have en 5-10 Mbit/s forbindelse for at få en god transmission.
Sådan afvikles den elektroniske generalforsamlingGeneralforsamlingen afvikles via generalforsamlingsportalen, som anført ovenfor under tilmelding til den elektroniske generalforsamling. Det er vigtigt, at aktionæren er logget ind på portalen for at deltage i generalforsamlingen. Her vil aktionæren kunne overvære generalforsamlingen via livestream, skrive indlæg til dagsordenspunkterne og afgive sin stemme ved eventuelle afstemninger.
Indlæg før generalforsamlingen Har aktionæren indlæg til de enkelte punkter på dagsordenen, opfordrer selskabet som nævnt ovenfor til, at aktionæren sender dem på forhånd, da det vil lette afviklingen på dagen for generalforsamlingen. Indlæg sendes på mail til selskabet på e-mail aktieadm@topdanmark.dk.
Overvære generalforsamlingenGeneralforsamlingen transmitteres via live streaming (webcast) i generalforsamlingsportalen. Det er vigtigt, at aktionæren er logget ind på portalen for at kunne overvære og deltage i generalforsamlingen.
Spørgsmål/Indlæg under generalforsamlingenEfter præsentationen af hvert punkt på dagsordenen vil der som normalt være mulighedfor at stille spørgsmål og komme med indlæg til forslagene. Dette vil foregå skriftligt via generalforsamlingsportalen. Der kan stilles spørgsmål og indsendes indlæg via generalforsamlingsportalen under hele generalforsamlingen. Aktionærens spørgsmål/indlæg vil blive læst op og efterfølgende besvaret mundtligt. Aktionæren skal være logget på portalen for at skrive et indlæg.
AfstemningerSåfremt et dagsordenspunkt kommer til afstemning, vil dette tydeligt fremgå af generalforsamlingsportalen. Aktionæren skal være logget på portalen for at afgive sin stemme. Såfremt aktionæren har afgivet fuldmagt/brevstemme forud for generalforsamlingen, vil aktionæren ikke have mulighed for at stemme på selve generalforsamlingen.
Da afstemning og kommunikation på generalforsamlingen foregår elektronisk, kan der opstå for-sinkelser på de elektroniske linjer. I yderste konsekvens kan disse forsinkelser vare op til flere minutter. Selskabet påtager sig ikke ansvar for, at en aktionærs eventuelle spørgsmål, kommentarer, ændringsforslag, indlæg eller afgivne stemmer fremkommer rettidigt til at blive taget i betragtning ved det relevante dagsordenspunkt.
Webcast:Generalforsamlingen transmitteres også direkte på Topdanmarks hjemmeside www.topdanmark.com, men det er ikke muligt herfra at deltage i den elektroniske generalforsam-ling. Transmissionen vil også efter generalforsamlingen kunne ses på selskabets hjemmeside.
Optagelsen vil omfatte såvel billede som lyd.
For så vidt angår indsamling og behandling af personoplysninger henvises til Information om per-sondataretlige forhold samt selskabets persondatapolitik, som kan findes på selskabets hjemme-side, www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling henholdsvis på www.topdanmark.com→ CSR → Virksomhedsledelse → Databeskyttelse → Sådan behandler Topdanmark personoplysninger.
BESTYRELSEN
Eventuelle henvendelser:Steffen Heegaard, IR-direktørTelefon: 44 74 40 17Mobiltelefon: 40 25 35 24
Topdanmark A/SCVR-nr. 78040017Borupvang 42750 Ballerup
Kontakter
Steffen Heegaard, IR Director, +45 44 74 40 17
Om Topdanmark A/S
Topdanmark er et af landets største forsikrings- og pensionsselskaber.
I mere end 100 år har vi hjulpet vores kunder med at passe på det, der betyder mest. Forebygge og begrænse skader. Sikre økonomisk tryghed før og efter pensionsalderen. Til gavn for både mennesker og miljø.
Det gør os til en attraktiv virksomhed – ikke kun for vores kunder, men også for vores medarbejdere, aktionærer og verden omkring os.
Læs mere om Topdanmark på topdanmark.com
1.3.2021 12:27:51 CET | Topdanmark A/S |
Notice to general meeting
1 March 2021Announcement no. 04/2021
Notice convening the Annual General Meeting on 25 March 2021
Notice convening the annual general meeting of Topdanmark A/S, CVR number 78 04 00 17, on Thursday 25 March 2021, at 15:00. The general meeting will be held as a fully virtual general meeting without the possibility of physical attendance under executive order no. 2240 dated 29 December 2020 on temporary deviation from provisions on physical attendance at general meetings in the articles of associations of businesses or similar agreements in the area of the Danish Business Authority and the Danish Financial Supervisory Authority in connection with COVID-19.
The Board of Directors presents:
I. Report on the company’s activities in the past year.
II. Presentation of the audited annual report signed by the Board of Directors and the Executive Board.
III. Approval of the annual report and decision on the appropriation of profits according to the approved annual report.
The Board of Directors proposes a total dividend of DKK 20.00 per share, including dividend for 2020 at DKK 11.50 and the remaining dividend for 2019 at DKK 8.50.
IV. The presentation of the remuneration report for indicative voting.
V. Proposals from the Board of Directors or the shareholders.
Proposals from the Board of Directors:
A. Proposal to amend the articles of association1. Proposal to authorise the Board of Directors to determine that the company’s general meeting should be held as a fully virtual general meeting.
With reference to the current COVID-19 pandemic and the legislative initiatives to i.a. restrict large physical assemblies, the possibility of holding fully virtual general meetings has become relevant. The Board of Directors proposes that authorisation that the Board of Directors can determine that the company’s general meeting be held as a fully virtual general meeting is implemented in the articles of association. That gives increased flexibility to hold general meetings and increased possibilities of shareholder participation and active owner-ship.
The Board of Directors proposes to include another second sentence to the provision in arti-cle 13(1) of the articles of association, and accordingly the new wording of article 13(1) is:
Article 13(1):General meetings are convened by the Board of Directors to be held at the company’s reg-istered address or another place in the Capital Region of Denmark. Following the determination by the Board of Directors, the company’s general meetings can be held as fully virtual general meetings without the possibility of physical attendance. Participation in fully virtual general meetings takes place through electronic media that provide the company’s shareholders with the opportunity to participate in, make statements and vote at the general meet-ing and ensuring that the general meeting can be held in a satisfactory manner and in com-pliance with the Danish Companies Act.
2. Proposals concerning electronic communicationThe Board of Directors proposes the implementation of the option of electronic communication, including the use of electronic document exchange and electronic mail in the communication between Topdanmark and the shareholders instead of submission or presentation of paper-based documents.
The Board of Directors therefore proposes to include a new provision on notifications in article 18 of the articles of association with the following wording:
Article 18.(1) All communication under the Danish Companies Act or these articles of association of the company to the individual shareholders can be made through electronic document exchange and electronic post (electronic communication). However, the company may always choose to communicate by ordinary surface mail.
(2) The company requests the shareholders to provide an electronic mail address to which notifications, see article 18(1), can be sent. All shareholders must ensure that the company is in possession of the correct electronic mail address, and the individual shareholder must ensure to update it on an ongoing basis. If the information is inadequate, the Board of Direc-tors has no duty to seek to rectify it or to convene the meeting in any other way.
(3) Information about requirements for systems used and about the application of electronic communication is given by the company directly to the shareholders, or at the company’s website: www.topdanmark.com.
Accordingly, the previous article 18 of the articles of association becomes article 19 and so forth.
B. Proposal to amend the remuneration policy The Board of Directors proposes the following changes to Topdanmark’s remuneration policy:
The Board of Directors wants to enhance Topdanmark’s long-term option-based LTI Pro-gramme, which comprises all members of the Executive Board and Orienteringsforum, and, at the Executive’s Board’s discretion, certain other Material Risk Takers and other employees who have made a particular effort or otherwise contributed extraordinarily to the value creation of Topdanmark, to also include certain members of Topdanmark’s management outside Orienteringsforum, at the Board of Director’s discretion. Further, the Board of Directors proposes to implement an indemnification scheme for Topdanmark’s management. Among other things, to be able to attract qualified board members and executive board members, Topdanmark takes out general directors and officers liability insurance (D&O insurance). The general development in the D&O insurance market has entailed that it has become increasingly difficult to take out D&O insurance with adequate cover and at a reasonable premium. On this basis, the Board of Directors has as-sessed that, in order to still be able to attract and retain qualified management members, it is in the company’s and the shareholders’ interest to implement an indemnification scheme which in certain events, as a supplement to the general D&O insurance, can indemnify Topdanmark’s management against any liability and/or claims that may be or will be made against them personally as a result of their duties in Topdanmark.The indemnification will be secondary in relation to the D&O insurance and assumes that any liability or claim is not due to the management member’s fraud, criminal offence, gross negligence or intentional actions. It is proposed that the indemnification scheme becomes part of Topdanmark’s remuneration policy, and that the Board of Directors is authorised, within the framework of the remuneration policy, the company’s articles of association and applicable laws, to make determinations relating to indemnification under the scheme.
Finally, the remuneration policy has been updated with general language corrections and clarifications as well as legislative updates.
The Board of Directors proposes that the remuneration policy of the Topdanmark group is changed accordingly.
The complete wording of the remuneration policy following the proposed changes can be seen at www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings.
C. Proposal on the remuneration of the Board of Directors The Board of Directors proposes that the Board of Directors’ usual basic remuneration is increased by 10% from the current DKK 385,000 to DKK 423,500 from and including the fi-nancial year 2021 as a consequence of the general development in remuneration in comparable companies and an increased workload. The basic remuneration was increased most recently in 2018.
Proposals from shareholders:
D. Proposal from shareholder Thomas Meinert LarsenThomas Meinert Larsen has submitted the following proposal and arguments:
“That Topdanmark joins the international investor coalition “Net Zero Asset Owner Alliance”. As a shareholder and citizen, it is my interest that Topdanmark acts responsibly in relation to adopted UN decisions, including the climate agreement from Paris, to the effect that Topdanmark, with due care, contributes to us as citizens having good lives without accelerating climate disasters, which also challenge Topdanmark’s own business as an insurance company. Unfortunately, in the latest WWF survey from 2020 regarding Danish pension funds, Topdanmark has received the industry’s lowest score in relation to ensure climate action in the investments. That is very distressing to Topdanmark’s reputation. It would be a natural strengthening of Topdanmark’s work of supporting the Paris Agreement that Topdanmark would join Net Zero Asset Owner Alliance (NZAOA) as recommended by WWF.
NZAOA is an international investor coalition, at present comprising more than 30 institutional investors with a total of DKK 32 trillion as its total investment assets that was launched at the UN Climate summit in New York on 23 September 2019. The members of the coalition agree to the target of making their investments climate-neutral no later than in 2050, and to work to limit temperature increases at a maximum of 1.5°C and to observe Article 2.1c of the Paris Agreement. The members also undertake a CO2 reduction of between 16-29% for their portfolios toward 2025. NZAOA is an ambitious and holistic coalition for institutional in-vestors that want to lead the way in the climate area.At present, there are six Danish members of NZAOA, namely Akademikerpension, P+, Pension Danmark, Danica Pension, PFA and PKA. NZAOA is also supported by the United Nations Environment Program Finance Initiative (UNEPFI) and the UN Principles for Responsible Investments (UNPRI). Source: https://www.unepfi.org/net-zero-alliance/ ”
The Board of Directors has the following comments to the proposal: The Board of Directors understands and generally agrees with the intentions behind the sug-gested proposal. Thus the Board of Directors has also focused on the climate area and CSR in general from the point of view that Topdanmark should conduct its business in the best possible way based on internationally recognised standards, and the conventions which Denmark accedes to. Based on this, Topdanmark works with focus on corporate social re-sponsibility, and it is assessed on an ongoing basis whether various international associations contribute noticeably to initiatives already started. Therefore, Topdanmark has joined the UN Global Compact principles and also actively supports the Paris Agreement in addition to the goal of the Danish government of a 70% CO2 reduction by 2030. Topdanmark has set a goal of becoming CO2 neutral by 2030 as regards the operation of buildings, company driving and air travel. Further, Topdanmark stopped investing in producers of fossil fuels based on tar sand and thermal coal many years ago. As regards investments, the goal is that 20% of provisions of the life insurance company should be made in green investments in 2030. Topdanmark reports on the opportunities and risks connected to climate changes to CDP (Carbon Disclosure Project).
Also in the climate area, many things happened in Topdanmark in 2020. Topdanmark started the integration of sustainability throughout the entire value chain. In 2020, Topdanmark extended its supervision and reporting of indirect CO2 emissions from investments. Further, Topdanmark annually accounts for how the company relates to active ownership and reports on it in the CSR report. In 2020, Topdanmark launched a new pension product – Formålspension (Purpose pension) – in which the customers i.a. do not have investments in the production of fossil fuel.
Further, in 2020, the production of fossil fuel was also removed from Topdanmark Livsforsikring’s (life insurance) customers with classic pension schemes, and Topdanmark observes the ambition that irrespective of which product category a customer of Topdanmark Livsforsikring chooses to invest their savings in, there must always be a relevant and competitive offer that takes into account extended consideration of the environment, social factors and good corporate governance. This also means that investments in producers of fossil fuels are not made.
It is the Board of Directors’ assessment that Topdanmark conducts its activities according to the world which we are part of. Also 2020 has seen a clear and noticeable movement in the direction that the proposer wants and motivates his proposal with. Topdanmark will also in the future support the work towards a more climate-neutral world. Therefore, Topdanmark has also looked into NZAOA and supports the intention of NZAOA, however, the Board of Directors currently assesses that the best way to ensure climate action in investments is to continue Topdanmark’s ongoing work in the area. The Board of Directors follows develop-ments, and on an ongoing basis, it assesses and addresses when and if it is time for Topdanmark to take new actions, including joining any new initiatives or coalitions. However, it is the assessment of the Board of Directors that the initiatives prioritised by Topdanmark at present are those resulting in the best effect. Therefore, the Board of Directors does not support the proposal.
For further information about Topdanmark’s results and initiatives, reference is made to Topdanmark’s CSR report, CDP report and ESG report for 2020, which can be found at Topdanmark’s website www.Topdanmark.com → CSR → CSR in Topdanmark → Reports.
Reference can specifically be made to the following sections of the CSR Report 2020:• Measures and targets in relation to climate changes and CO2 reduction, on pages 26-29 and pages 43-46.• Measures and targets in relation to responsible investments and active ownership on pages 31-34.
VI. Election of members to the Board of Directors.
All members of the Board of Directors elected by the general meeting are up for election.
The Board of Directors proposes re-election of:
A. Anne Louise EberhardB. Cristina LageC. Petri NiemisvirtaD. Morten ThorsrudE. Ricard WennerklintF. Jens Aaløse
A more detailed description of the individual board members can be found at Topdanmark’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings and has been sent to the shareholders who have requested to receive a written notice convening the gen-eral meeting.
VII. Appointment of a state-authorised public accountant. After having made a procurement round for auditing services, the Board of Directors proposes new appointment of KPMG P/S as the new auditors based on a recommendation from the company’s Audit Committee.
In the selection procedure for recommendation of appointment of new auditors, the Audit Committee has had regard to the following criteria: possession of relevant competencies and experience in auditing insurance companies, an efficient audit procedure with experi-ence in collaborating with in-house auditors, wide experience with listed Danish companies and competitive fees.
Based on an evaluation of the bids received and in the light of these criteria, the Audit Committee has recommended KPMG P/S to the Board of Directors as its preference for the appointment of new auditors.
The Audit Committee has not been influenced by third parties and has not been subject to any third-party agreement which restricts the appointment by the general meeting to certain auditors or audit firms.
VIII. Any other business.
Adoption requirementsThe adoption of items III, IV, VB, VC, VD, VI and VII on the agenda requires a simple majority of votes.
The adoption of items VA.1 and VA.2 on the agenda requires that two thirds of both the votes cast and the voting share capital represented at the general meeting accept the proposal.
Voting takes place according to the principle of one vote per share.
Amount of share capital, voting rights of shareholders and date of registrationTopdanmark’s total share capital constitutes DKK 90,000,000 divided into 90,000,000 shares of DKK 1. Topdanmark’s holding of own shares, which does not entitle to voting at the general meeting, is 2,403,487 shares. The number of voting rights at the general meeting is therefore 87,596,513. Danske Bank is the share-issuing bank through which shareholders can exercise their financial rights.
The date of registration is 18 March 2021.
Shareholders who own shares in the company as at the date of registration are entitled to participate in and vote at the general meeting. A shareholder’s shareholding is calculated on the date of registration based on the registration of the shareholder’s shares in the register of shareholders and the information of ownership received by the company for registration in the register of shareholders. The attendance of a shareholder also depends on the shareholder having registered timely as described below.
Registration for the fully virtual general meetingShareholders who want to participate in the general meeting must register for the fully virtual general meeting no later than 19 March 2021 at www.topdanmark.com → Investors → Investor service → InvestorPortal or by contacting VP Investor Services, Weidekampsgade 14, DK-2300 Copenha-gen S by email to vpinvestor@vp.dk or on VP Investor Services’ website www.vp.dk/gf.
Shareholders having registered for the general meeting will receive a confirmation by email: The email contains a link to the general meeting portal and information about the holding of the virtual general meeting, including information about the procedure in connection with the virtual participa-tion and contact information of VP Investor Services for technical support before and during the general meeting. The procedure in connection with virtual participation in the general meeting will also be available in guidelines for participation in the general meeting at the company’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings.
Power of attorney and postal voteShareholders may grant a power of attorney. Powers of attorney can always be revoked. Shareholders may vote in writing by letter. Postal votes cannot be withdrawn. An electronic power of attorney and postal vote may be given at Topdanmark’s investor portal, which is found at www.topdanmark.com → Investors → Investor service → InvestorPortal or can be given at VP Investor Services’ website www.vp.dk/gf. Physical power of attorney and postal voting forms can be downloaded from the company’s website www.topdanmark.com → Investors → News → Gen-eral meetings or from VP Investor Services’ website www.vp.dk/gf. Shareholders wanting to grant a power of attorney must give it through Topdanmark’s investor portal or at VP Investor Services’ website www.vp.dk/gf no later than 19 March 2021 or send it in writing or by email to vpinves-tor@vp.dk, so it is received no later than 19 March 2021. Shareholders wanting to give a postal vote must give it through Topdanmark’s investor portal or at VP Investor Services’ website www.vp.dk/gf no later than 24 March 2021 at 12:00 or send it in writing or by email to vpinvestor@vp.dk, so it is received no later than 24 March 2021 at 12:00.
Further informationDuring the last three weeks before the annual general meeting, the notice convening the general meeting, information about the total number of votes and voting rights on the date of the notice, the documents to be presented at the annual general meeting, agenda and the full proposals as well as the forms to be used in case of voting by proxy or by letter will be available at the company’s web-site www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings. The material can also be obtained by contacting Topdanmark’s shareholder administration.
Questions from the shareholdersUnder section 102 of the Danish Companies Act, shareholders may ask questions about the agenda or documents etc. to be used at the annual general meeting or about matters of importance to the assessment of the annual report and otherwise the company’s position or regarding questions to be decided at the annual general meeting. Such questions can be asked prior to the general meeting by personal or written inquiry to Topdanmark A/S, Shareholder Administration Department, Bo-rupvang 4, DK 2750 Ballerup, tel.: +45 44 68 44 11, email aktieadm@topdanmark.dk. Topdanmark requests shareholders who, prior to the general meeting, know that they want to ask questions or make submissions at the annual general meeting, to send such questions or submissions to the company in advance by email aktieadm@topdanmark.dk.
Technical requirements in connection with the holding of the virtual general meetingShareholders wanting to participate in the general meeting and having registered for the fully virtual general meeting, should ensure before the start of the general meeting that the device from which the shareholder participates in the general meeting, meets the requirements below:
• BrowserThe virtual general meeting can be held in so-called ‘evergreen browsers’ on both PC/Mac, mobile and tablet/iPad. ‘Evergreen browsers’ (Edge, Chrome, Firefox and Opera) are browsers which automatically update to new versions. Likewise, Safari is supported even if it is not an evergreen browser.
• PC The virtual general meeting functions in the browsers Edge, Chrome and Firefox.
• Apple The virtual general meeting functions in the three latest main versions of the Safari browser on Mac, iPhone and iPad (Safari versions 12, 13 and 14). If the shareholder has older Apple equipment which may not update to a functional Safari version, the shareholder may install a Chrome browser and use this.
• Internet connection The quality of the transmission depends on the shareholder’s supplier. The shareholder should as a minimum have a 5-10 Mbit/s connection to experience good transmission.
Holding of the virtual general meetingThe general meeting is held via the general meeting portal as stated above under registration for the virtual general meeting. It is important that the shareholder has logged on to the portal to participate in the general meeting. Here, the shareholder can attend the general meeting via live streaming, write submissions to the items on the agenda and cast their vote in case of any voting.
Submissions before the general meeting If the shareholder has any submissions to the individual items on the agenda, as mentioned above, the company requests the shareholder to send them in advance as this will facilitate the holding on the day of the general meeting. Submissions are sent by email to the company at the email address aktieadm@topdanmark.dk.
Watching the general meetingThe general meeting is transmitted through livestreaming (webcast) in the general meeting portal. It is important that the shareholder has logged on to the portal to be able to watch and participate in the general meeting.
Questions/submissions during the general meetingAfter the presentation of each item on the agenda, as usual there will be the possibilityof asking questions and provide submissions for the proposals. This will take place in writing through the general meeting portal. Questions can be asked, and submissions can be sent via the general meeting portal during the entire general meeting. The shareholder’s questions/submissions will be read aloud and subsequently be answered orally. The shareholder must be logged on to the portal to write a submission.
VotingIf an item on the agenda comes up for voting, this will be clearly specified on the general meeting portal. The shareholder must be logged on to the portal to cast their vote. If the shareholder has granted a power of attorney or made a postal vote prior to the general meeting, the shareholder has no possibility of voting at the general meeting.
As voting and communication at the general meeting take place virtually, there may be delays in the electronic lines. In the extreme, these delays may last for up to a number of minutes. The company undertakes no responsibility that a shareholder’s questions, if any, comments, proposed changes, submissions or votes cast are received timely to be taken into account at the relevant item on the agenda.
WebcastThe general meeting is also transmitted directly from Topdanmark’s website https://topdanmark.com, but from there it is not possible to participate in the virtual general meeting. The transmission can also be viewed on the company’s website after the general meeting.
The recordings will include pictures and sound.
As regards collection and processing of personal data, reference is made to information about per-sonal data law matters and the company’s data protection policy, which can be found on the com-pany’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings and respectively at www.topdanmark.com→ CSR → Business management → Data protection → Processing of personal data in Topdanmark.
THE BOARD OF DIRECTORS
Please direct any queries to:
Steffen HeegaardIR DirectorDirect tel.: +45 4474 4017, mobile tel.: +45 4025 3524
Topdanmark A/SCVR no. 78040017Borupvang 42750 Ballerup
Contacts
Steffen Heegaard, IR Director, +45 44 74 40 17
About Topdanmark A/S
Topdanmark is one of the country’s largest insurance and pension companies.
For more than 100 years, we have helped our customers care for what matters the most. Prevent and limit damages. Secure financial security before and after retirement. For the benefit of both people and the environment.
It makes us an attractive company – not only for our customers, but also for our employees, shareholders and the world around us.
Find more information about Topdanmark on topdanmark.com
