22.3.2024 12:04:49 CET | Topdanmark A/S |
Indkaldelse til generalforsamling
22. marts 2024
Med. nr. 04/2024
Indkaldelse til ordinær generalforsamling 23. april 2024
Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Topdanmark A/S, CVR-nr. 78 04 00 17, tirsdag den 23. april 2024, kl. 13.00. Generalforsamlingen vil blive afholdt som en fuldstændig elektronisk generalforsamling uden mulighed for fysisk fremmøde i henhold til selskabets vedtægter.
Bestyrelsen forelægger:
I. Beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.
II. Fremlæggelse af den reviderede og af bestyrelsen og direktionen underskrevne årsrapport. Årsrapporten 2023 er tilgængelig på www.topdanmark.com →investor →rapporter og præsentationer → Årsrapport 2023.
III. Godkendelse af årsrapporten samt bestemmelse om anvendelse af overskud i henhold til den godkendte årsrapport.
Bestyrelsen foreslår et samlet udbytte på kr. 11,50 pr. aktie.
IV. Præsentation af vederlagsrapporten til vejledende afstemning.
V. Forslag fra bestyrelsen eller aktionærerne.
Forslag fra bestyrelsen:
A. Forslag om skadesløsholdelsesordning for medlemmerne af bestyrelsen
Der blev med aflønningspolitikken godkendt på generalforsamlingen i 2021 implementeret en fri- og skadesløsholdelsesordning for Topdanmarks ledelse, der dækker det ansvar og de krav, der måtte være eller blive rejst mod dem personligt som følge af deres hverv som bestyrelsesmedlem i Topdanmark, i tilfælde dækningen under Topdanmarks til enhver tid gældende bestyrelses- og direktionsansvarsforsikring (”D&O-forsikring”) måtte være utilstrækkelig.
Som følge af Erhvervsstyrelsens vejledende udtalelse af 13. april 2023 om skadesløsholdelse af ledelsesmedlemmer og for at øge graden af transparens om skadesløsholdelsesordningens væsentligste vilkår og betingelser, foreslår bestyrelsen, at generalforsamlingen vedtager en opdateret skadesløsholdelsesordning for bestyrelsesmedlemmerne på følgende vilkår og betingelser (”Skadesløsholdelsesordningen”), idet Skadesløsholdelsesordningen ikke vurderes at indeholde usædvanlige vilkår.
Grundlag og formål
Topdanmark har udtaget sædvanlig D&O-forsikring for konkret personligt ansvar, som nuværende og tidligere medlemmer af selskabets bestyrelse måtte ifalde som led i udførelsen af deres hverv.
For at kunne tiltrække og fastholde kvalificerede bestyrelsesmedlemmer, herunder som følge af øget risikoeksponering for ledelsen, er det nødvendigt at tilbyde yderligere dækning for potentielt ledelsesansvar. Det er således vurderet at være i selskabets og dets aktionærers interesse, at bestyrelsesmedlemmer tilbydes skadesløsholdelse for krav rejst af tredjemand i tillæg til selskabets D&O-forsikring som nærmere beskrevet nedenfor.
Omfattet personkreds
Skadesløsholdelsesordningen skal alene være til fordel for bestyrelsesmedlemmerne og omfatte skadesløsholdelse for krav rejst af tredjemand mod bestyrelsesmedlemmerne som led i udførelsen af deres hverv. Ingen tredjemand skal være berettiget til at påberåbe sig eller opnå nogen fordel af Skadesløsholdelsesordningen eller at have regres mod selskabet på grundlag af Skadesløsholdelsesordningen.
Omfang
I medfør af Skadesløsholdelsesordningen skal selskabet, i videst muligt omfang efter gældende ret, skadesløsholde et bestyrelsesmedlem for ethvert tab, bestyrelsesmedlemmet har pådraget sig, der udspringer af ethvert faktisk eller potentielt krav, herunder omkostninger, udgifter, honorar, renter og eventuelle skattemæssige forpligtelser forbundet hermed, der rejses af en tredjemand (udover selskaber i Topdanmark-koncernen) mod et bestyrelsesmedlem baseret på det pågældende bestyrelsesmedlems udførelse af vedkommendes hverv som bestyrelsesmedlem.
Skadesløsholdelse af bestyrelsesmedlemmer i medfør af Skadesløsholdelsesordningen er ikke betinget af dækning under D&O-forsikringen, men skal være sekundær i forhold til dækning under den til enhver tid gældende D&O-forsikring samt – hvis relevant – anden skadesløsholdelse. Skadesløsholdelsesordningen kan således også omfatte forhold, der helt eller delvist ikke er dækket af den til enhver tid gældende D&O-forsikring. Selskabet skal imidlertid ikke yde skadesløsholdelse i medfør af Skadesløsholdelsesordningen før dækning under D&O-forsikringen og anden tilgængelig skadesløsholdelse er udtømt. En sådan sekunder dækning indebærer ikke en forpligtelse for selskabet til at udtømme enhver mulighed for, at bestyrelsesmedlemmer fritages for ansvar. Tilsvarende skal det ikke forhindre selskabet i at dække bestyrelsesmedlemmers juridiske omkostninger i relation til potentielt ledelsesansvar.
Omfattet adfærd
I henhold til Skadesløsholdelsesordningen omfatter skadesløsholdelse ethvert tab, som et bestyrelsesmedlem har pådraget sig, der udspringer af og/eller er baseret på det pågældende bestyrelsesmedlems udøvelse af vedkommendes hverv som bestyrelsesmedlem i Topdanmark. Undtaget fra skadesløsholdelse er ethvert krav, der vedrører ansvar, som et bestyrelsesmedlem har pådraget sig, der udspringer af det pågældende bestyrelsesmedlems svigagtige adfærd, bedrageri, strafbare handlinger, utilbørlige dispositioner, grove uagtsomhed eller forsætlige handlinger samt ethvert krav, der udspringer af bestyrelsesmedlemmets tilsidesættelse af sine lovbestemte forpligtelser overfor Topdanmark, eller ethvert andet krav mod bestyrelsesmedlemmet, som det måtte stride imod den til enhver tid gældende lovgivning at skadesløsholde bestyrelsesmedlemmet fra.
Varighed og omfattede krav
Skadesløsholdelsesordningen skal være gældende indtil den ordinære generalforsamling 2028.
Med forbehold for Skadesløsholdelsesordningens øvrige vilkår og betingelser skal Skadesløsholdelsesordningen omfatte krav, der rejses mod et bestyrelsesmedlem, og som udspringer af eller hidrører fra forhold eller omstændigheder inden Skadesløsholdelsesordningens ophør. Krav på skadesløsholdelse skal meddeles af et bestyrelsesmedlem til selskabet hurtigst muligt efter bestyrelsesmedlemmets er blevet bekendt med kravet og senest 5 år efter Skadesløsholdelsesordningens ophør.
Implementering og administration
Af hensyn til implementering af Skadesløsholdelsesordningen skal bestyrelsen fastsætte de processuelle og administrative bestemmelser samt øvrige nødvendige forskrifter, som finder anvendelse for Skadesløsholdelsesordningen.
For at undgå potentielle interessekonflikter skal den praktiske administration af en konkret skadesløsholdelse forestås af et uafhængigt udvalg eller lignende organ, som består af en eller flere personer, der i forhold til bestyrelsen betragtes som uafhængige i relation til skadesløsholdelsen, og som konkret udpeges af selskabets juridiske direktør, og efter behov bistås selskabets juridiske direktør af selskabets til enhver tid værende eksterne advokat. Beslutning om skadesløsholdelse i medfør af Skadesløsholdelsesordningen kan ved konkret behov være genstand for en juridisk vurdering foretaget af selskabets eksterne advokat, hvori det afgøres, om det pågældende krav er omfattet af Skadesløsholdelsesordningen.
Ethvert krav om skadesløsholdelse, herunder om et bestyrelsesmedlems adfærd er omfattet af Skadesløsholdelsesordningen, skal behandles og afgøres efter dansk ret.
Bestyrelsen har implementeret tilsvarende skadesløsholdelsesordning for direktionen, øvrige grade A og B+-ledere samt øvrige væsentlige risikotagere.
B. Forslag om ændring af aflønningspolitikken
Aflønningspolitikkens skadesløsholdelsesbestemmelse er opdateret i overensstemmelse med den opdaterede Skadesløsholdelsesordning i henhold til dagsordenspunkt V.A. med henblik på at bringe ordningen i overensstemmelse med anvisningerne i Erhvervsstyrelsens vejledende udtalelse af 13. april 2023.
Det er præciseret, at aflønningspolitikken er gældende for Topdanmark A/S og Topdanmark Forsikring A/S, og at Oona Health-koncernen har sin egen lønpolitik, som Topdanmark A/S behandler og godkender på Oona Healths generalforsamling.
Udskydelsesperioden for variabel aflønning er i konsekvens af reglerne herom i lov om forsikringsvirksomhed forlænget med et år.
Afsnittet om kontrolfunktioner er udvidet med præcisering af, hvilke kontrolfunktioner der er omfattet.
Endvidere er der foretaget en række sproglige og konsekvensmæssige ændringer og præciseringer bl.a. som følge af, at visse bestemmelser vedrørende aflønning i forsikringsselskaber er flyttet fra aflønningsbekendtgørelsen til lov om forsikringsvirksomhed.
Bestyrelsen foreslår, at aflønningspolitikken ændres i overensstemmelse hermed.
Den fuldstændige ordlyd af aflønningspolitikken efter de foreslåede ændringer kan ses på Topdanmarks hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling.
C. Forslag om bestyrelsens vederlag
Bestyrelsen foreslår, at bestyrelsens ordinære grundhonorar forhøjes med 10% fra nuværende kr. 423.500 til kr. 465.850 fra og med regnskabsåret 2024 som følge af den almindelige vederlagsudvikling i sammenlignelige selskaber og øget arbejdsbyrde. Grundhonoraret blev sidst forhøjet i 2021.
VI. Valg af medlemmer til bestyrelsen.
Samtlige generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer er på valg.
Bestyrelsen foreslår genvalg af:
A. Maria Hjorth
B. Cristina Lage
C. Morten Thorsrud
D. Kjell Rune Tveita
E. Ricard Wennerklint
F. Jens Aaløse
En nærmere beskrivelse af de enkelte bestyrelsesmedlemmer kan findes på Topdanmarks hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling.
VII. Valg af 1 statsautoriseret revisor til lovpligtig regnskabs- og bæredygtighedsrapportering.
Efter gennemførelse af en udbudsrunde for revisionsydelser foreslår bestyrelsen nyvalg af Deloitte som ny revisor på baggrund af en indstilling fra selskabets revisionsudvalg. Valget omfatter såvel lovpligtig regnskabs- som bæredygtighedsrapportering.
Revisionsudvalget har i udvælgelsesprocessen for indstilling til valg af ny revisor lagt vægt på følgende kriterier: besiddelse af relevante kompetencer og erfaring med revision af forsikringsvirksomheder, effektiv revisionsproces med erfaring med samarbejde med intern revision, stor erfaring med børsnoterede danske selskaber, besiddelse af kompetence til at udarbejde erklæring om selskabets bæredygtighedsrapportering samt konkurrencedygtigt honorar.
Revisionsudvalget har på baggrund af en evaluering af de indkomne tilbud samt i lyset af disse kriterier indstillet Deloitte til bestyrelsen, som sin præference for valg af ny revisor.
Revisionsudvalget er ikke blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt aftale med tredjepart, som begrænser generalforsamlingens valg til visse revisorer eller revisionsfirmaer.
VIII. Eventuelt.
Vedtagelseskrav
Til vedtagelse af dagsordenens pkt. III, IV, VA, VB, VC, VI og VII kræves simpelt flertal.
Afstemning vil ske efter princippet én stemme pr. aktie.
Aktiekapitalens størrelse, aktionærernes stemmeret og registreringsdato
Topdanmarks samlede aktiekapital udgør 90.000.000 kr. fordelt på 90.000.000 aktier á 1 kr. Topdanmarks beholdning af egne aktier, hvorpå der ikke kan stemmes på generalforsamlingen, udgør 1.131.040 stk. aktier. Antallet af stemmerettigheder på generalforsamlingen udgør derfor 88.868.960. Aktieudstedende pengeinstitut er Danske Bank, hvorigennem aktionærer kan udøve deres finansielle rettigheder.
Registreringsdatoen er den 16. april 2024.
Aktionærer, der besidder aktier i selskabet på registreringsdatoen, har ret til at deltage i og stemme på generalforsamlingen. Aktionærens aktiebeholdning opgøres på registreringsdatoen på baggrund af notering af aktionærens aktier i ejerbogen samt meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indførsel i ejerbogen. Deltagelse er endvidere betinget af, at aktionæren rettidigt har tilmeldt sig som beskrevet nedenfor.
Tilmelding til den fuldstændig elektroniske generalforsamling
Aktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen, skal senest den 19. april 2024 tilmelde sig til den fuldstændige elektroniske generalforsamling på www.topdanmark.com → Investorer → Investorservice → InvestorPortalen eller ved henvendelse til Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København pr. e-mail til CPH-investor@euronext.com eller på Euronext Securities hjemmeside www.euronext.com/cph-agm.
Aktionærer, der har tilmeldt sig til generalforsamlingen, modtager en bekræftelse på e-mail. E-mailen indeholder et link til generalforsamlingsportalen, samt information om selve afviklingen af den elektroniske generalforsamling, herunder oplysning om fremgangsmåden i forbindelse med den elektroniske deltagelse, og kontaktinformationer hos Euronext Securities for teknisk support før og under generalforsamlingen. Fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen vil ligeledes være tilgængelig i en guide til deltagelse i generalforsamlingen på selskabets hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling.
Fuldmagt og brevstemme
Aktionærer kan afgive fuldmagt. Fuldmagt kan til enhver tid tilbagekaldes. Aktionærer kan stemme skriftligt ved brev. Brevstemme kan ikke tilbagekaldes. Elektronisk fuldmagt samt brevstemme kan afgives på Topdanmarks investorportal, som findes på www.topdanmark.com → Investorer → Investorservice → InvestorPortalen eller kan afgives på Euronext Securities hjemmeside www.euronext.com/cph-agm. Fysisk fuldmagts- og brevstemmeblanket kan downloades fra selskabets hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling. Aktionærer, der ønsker at afgive fuldmagt, skal afgive denne via Topdanmarks investorportalsenest den 19. april 2024 eller fremsende denne skriftligt til Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København eller pr. e-mail til CPH-investor@euronext.com, så den er Euronext Securities i hænde senest den 19. april 2024. Aktionærer, der ønsker at afgive brevstemme, skal afgive denne via Topdanmarks investorportal senest den 22. april 2024 kl. 12.00 eller fremsende denne skriftligt til Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 København eller pr. e-mail til CPH-investor@euronext.com, så den er Euronext Securities i hænde senest den 22. april 2024 kl. 12.00.
Yderligere oplysninger
I de sidste tre uger før generalforsamlingen vil indkaldelse, oplysning om det samlede antal aktier og stemmerettigheder på datoen for indkaldelsen, de dokumenter, der skal fremlægges på generalforsamlingen, dagsorden og de fuldstændige forslag samt de formularer, der skal anvendes ved stemmeafgivelse ved fuldmagt eller brev, være tilgængelige på selskabets hjemmeside www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling. Materialet kan endvidere rekvireres ved henvendelse til Topdanmarks aktieadministration.
Spørgsmål fra aktionærerne
Aktionærer kan i henhold til selskabslovens § 102 stille spørgsmål til dagsordenen eller til dokumenter mv. til brug for generalforsamlingen eller til forhold, som er af betydning for bedømmelse af årsrapporten og selskabets stilling i øvrigt eller for spørgsmål, hvorom der skal træffes beslutning på generalforsamlingen. Sådanne spørgsmål kan forud for generalforsamlingen stilles ved personlig eller skriftlig henvendelse til Topdanmark A/S, Aktieadministrationen, Borupvang 4, 2750 Ballerup, tlf. 44 68 44 11, e-mail aktieadm@topdanmark.dk. Topdanmark opfordrer aktionærer, som inden generalforsamlingen ved, at de på generalforsamlingen ønsker at stille spørgsmål eller komme med indlæg, til på forhånd at fremsende sådanne spørgsmål eller indlæg til selskabet på e-mail aktieadm@topdanmark.dk.
Tekniske krav i forbindelse med afvikling af den elektroniske generalforsamling
Aktionærer, der ønsker at deltage i generalforsamlingen og som har tilmeldt sig til den fuldstændige elektroniske generalforsamling, bør inden generalforsamlingens start sikre sig, at den enhed, som aktionæren deltager i generalforsamlingen fra, opfylder nedenstående krav:
Browser
Den elektroniske generalforsamling kan tilgås i såkaldte ’evergreen- browsere’ på både PC/Mac, mobil og tablet/iPad. ’Evergreen-browsere’ (Edge, Chrome, Firefox og Opera) er browsere, som automatisk opdaterer sig selv til nye versioner. Safari understøttes ligeledes, selvom det ikke er en evergreen-browser.
PC/Android
Den elektroniske generalforsamling fungerer i browserne Edge, Chrome, Firefox og Opera.
Apple
Den elektroniske generalforsamling fungerer i de nyeste hovedversioner af Safari-browseren på Mac, iPhone og iPad. Hvis aktionæren har ældre Apple-udstyr, som muligvis ikke kan opdatere til en brugbar Safari-version, kan aktionæren installere en Chrome-browser og benytte denne.
Internetforbindelse
Kvaliteten af transmissionen afhænger af aktionærens leverandør. Aktionæren bør som minimum have en 5-10 Mbit/s forbindelse, for at få en god transmission.
Sådan afvikles den elektroniske generalforsamling
Generalforsamlingen afvikles via generalforsamlingsportalen, som anført ovenfor under tilmelding til den elektroniske generalforsamling. Det er vigtigt, at aktionæren er logget ind på portalen for at deltage i generalforsamlingen. Her vil aktionæren kunne overvære generalforsamlingen via live streaming, skrive indlæg til dagsordenspunkterne og afgive sin stemme ved eventuelle afstemninger.
Indlæg før generalforsamlingen
Har aktionæren indlæg til de enkelte punkter på dagsordenen, opfordrer selskabet som nævnt ovenfor til, at aktionæren sender dem på forhånd, da det vil lette afviklingen på dagen for generalforsamlingen. Indlæg sendes på mail til selskabet på e-mail aktieadm@topdanmark.dk.
Overvære generalforsamlingen
Generalforsamlingen transmitteres via live streaming (webcast) i generalforsamlingsportalen. Det er vigtigt, at aktionæren er logget ind på portalen for at kunne overvære og deltage i generalforsamlingen.
Spørgsmål/Indlæg under generalforsamlingen
Efter præsentationen af hvert punkt på dagsordenen vil der være mulighed for at stille spørgsmål og komme med indlæg til forslagene. Dette vil foregå skriftligt via generalforsamlingsportalen. Der kan stilles spørgsmål og indsendes indlæg via generalforsamlingsportalen under hele generalforsamlingen. Aktionærens spørgsmål/indlæg vil blive læst op og efterfølgende besvaret mundtligt. Aktionæren skal være logget på portalen for at skrive et indlæg.
Afstemninger
Såfremt et dagsordenspunkt kommer til afstemning, vil dette tydeligt fremgå af generalforsamlingsportalen. Aktionæren skal være logget på portalen for at afgive sin stemme. Såfremt aktionæren har afgivet fuldmagt/brevstemme forud for generalforsamlingen, vil aktionæren ikke have mulighed for at stemme på selve generalforsamlingen.
Da afstemning og kommunikation på generalforsamlingen foregår elektronisk, kan der opstå forsinkelser på de elektroniske linjer. I yderste konsekvens kan disse forsinkelser vare op til flere minutter. Selskabet påtager sig ikke ansvar for, at en aktionærs eventuelle spørgsmål, kommentarer, ændringsforslag, indlæg eller afgivne stemmer fremkommer rettidigt til at blive taget i betragtning ved det relevante dagsordenspunkt.
Webcast:
Generalforsamlingen transmitteres også direkte på Topdanmarks hjemmeside www.topdanmark.com, men det er ikke muligt herfra at deltage i den elektroniske generalforsamling. Transmissionen vil også efter generalforsamlingen kunne ses på selskabets hjemmeside.
Optagelsen vil omfatte såvel billede som lyd.
For så vidt angår indsamling og behandling af personoplysninger henvises til Information om persondataretlige forhold samt selskabets persondatapolitik, som kan findes på selskabets hjemmeside, www.topdanmark.com → Investorer → Meddelelser → Generalforsamling henholdsvis på www.topdanmark.com→ Bæredygtighed → Virksomhedsledelse → Databeskyttelse → Sådan behandler Topdanmark personoplysninger.
BESTYRELSEN
Eventuelle henvendelser:
Robin Løfgren, IR-direktørTelefon: 44 74 40 17Mobiltelefon: 29 62 16 91
Topdanmark A/S
CVR nr. 78040017
Borupvang 4
2750 Ballerup
Kontakter
Robin Hjelgaard Løfgren, Head of Investor Relations, +4544744017, +4529621691, rho@topdanmark.dk
Om Topdanmark A/S
Topdanmark er et af landets største forsikringsselskaber.
Vi er 2.100 medarbejdere, der hjælper flere end 110.000 erhvervs- og landbrugskunder og 600.000 privatkunder i hele landet. Det har vi gjort siden 1898, hvor grundstenen til Topdanmark blev lagt.
22.3.2024 12:04:49 CET | Topdanmark A/S |
Notice to general meeting
22 March 2024
Announcement no. 04/2024
Notice convening the Annual General Meeting 23 April 2024
Notice convening the annual general meeting of Topdanmark A/S, CVR number 78 04 00 17, on Tuesday 23 April 2024 at 13:00 CEST. The general meeting will be held as a fully virtual general meeting without the possibility of physical attendance under the company’s articles of association.
The Board of Directors presents:
I. Report on the company’s activities in the past year.
II. Presentation of the audited annual report signed by the Board of Directors and the Executive Board.
III. Approval of the annual report and decision on the appropriation of profits according to the approved annual report. The Annual Report 2023 is available at www.topdanmark.com → Investors → Reports and presentations → Annual Report 2023
The Board of Directors proposes a total dividend of DKK 11.50 per share.
IV. Presentation of the remuneration report for indicative voting.
V. Proposals from the Board of Directors or the shareholders.
Proposals from the Board of Directors:
A. Proposal for an indemnification scheme for members of the Board of Directors
With the approval of the remuneration policy at the annual general meeting in 2021, an indemnification scheme for Topdanmark’s management was adopted. The indemnification scheme covers any liability and claims that may be or will be made against them personally as a result of their duties as board members for Topdanmark in the event of inadequacy of Topdanmark’s general directors and officers liability insurance (D&O insurance) in force at any time.
In consequence of the informative statement of the Danish Business Authority of 13 April 2023 on indemnification of management members, and in order to increase transparency on the principal terms and conditions of the indemnification scheme, the Board of Directors propose to the Annual General Meeting to adopt an updated indemnification scheme for members of the board of directors on the following terms and conditions (“The Indemnification Scheme”) as The Indemnification Scheme is not assessed to involve exception conditions.
Foundation and purpose
Topdanmark takes out general D&O insurance to cover concrete personal liability that current or former members of the company’s board of directors may be incurred as a result of their duties.
In consequence of increased risk exposure for management, it is necessary to offer additional cover for potential management liability to be able to attract and retain qualified board members. Thus, it has been assessed to be in the best interest of the company and its shareholders that the board members, in addition to the D&O insurance described below, are offered indemnification for claims raised by a third party.
People covered
The Indemnification Scheme should solely be of benefit to board members and cover indemnification for claims raised by a third party against board members performing their duties. No third party should be entitled to invoke or benefit from The Indemnification Scheme or claim indemnity from the company based on The Indemnification Scheme.
Scope
Under The Indemnification Scheme, the company should to the greatest extent possible under present law indemnify a board member for any loss that the board member has incurred and which is a result of any actual or potential claim made by a third party (other than companies of the Topdanmark group) against a board member based on the board member’s performance of duties. This includes expenses, costs, fees, remuneration, interests and any tax-related obligations incidental herewith.
The indemnification of board members under The Indemnification Scheme is not subject to cover under the D&O insurance, but it should be secondary in relation to the D&O insurance in force at any time as well as any other indemnification if relevant. Thus, The Indemnification Scheme can also cover claims which is not fully or partly covered by the D&O insurance in force at any time. However, the company should not provide cover under The Indemnification Scheme before cover under the D&O insurance or other available indemnification has been exhausted. Such secondary cover does not entail an obligation for the company to exhaust every possibility for board members to be exonerated. Likewise, it must not prevent the company from covering board members’ legal costs in relation to potential management liability.
Covered conduct
Under the Indemnification Scheme, the indemnification includes any loss that the board member has incurred as a result of/or based on the board member’s performance of duties as a board member in Topdanmark. Excluded from indemnification is any claim regarding liability incurred by a board member arising out of the board member’s fraudulent behaviour, fraud, criminal offence, improper behaviour, gross negligence, or intentional actions, as well as any claim which may be contrary to applicable law at any time to indemnify the board member for.
Term and covered claims
The Indemnification Scheme will be valid until the ordinary general meeting in 2028.
Subject to the additional terms and conditions of the Indemnification Scheme, the Indemnification Scheme will cover claims made against a board member and which arise out of circumstances or matters before the expiry of the Indemnification Scheme. Claims for indemnification must be notified by a board member to the company as soon as possible after the board member has become aware of the claim and no later than five years after the expiry of the Indemnification Scheme.
Implementation and administration
For the purposes of the implementation of the Indemnification Scheme, the Board of Directors must set the procedural and administrative provisions and other necessary directions which apply to the Indemnification Scheme.
To avoid any potential conflict of interests, the practical administration of a concrete exemption or indemnity should be managed by an independent commission or similar body which consists of one or more persons who, in relation to the board, are considered independent in relation to the indemnity, and who are specifically appointed by the company’s legal director, and if necessary the company’s legal director is assisted by the company’s external lawyer at all times. The decision on indemnity pursuant to the Indemnification Scheme may, if necessary, be the subject of a legal assessment carried out by the company’s external lawyer, in which it is determined whether the claim in question is covered by the Indemnification Scheme.
Any claim for indemnification, including whether a board member’s conduct is covered by the Indemnification Scheme, must be processed and decided according to Danish law.
The Board of Directors has implemented a similar indemnification scheme for the Executive Board, other grade A and B+ managers as well as other Material Risk Takers.
B. Proposal for amendment of the remuneration policy
The indemnification provision of the remuneration policy has been updated in accordance with the updated Indemnification Scheme under item V.A. on the agenda with the purpose of bringing the scheme in agreement with the instructions of the informative statement of the Danish Business Authority of 13 April 2023.
It has been defined that the remuneration policy applies to Topdanmark A/S and Topdanmark Forsikring A/S, and that the Oona Health group has its own remuneration policy which Topdanmark A/S reviews and approves at the annual general meeting for Oona Health.
In consequence of the rules on the subject in the Danish Insurance Business Act, the deferral period for variable remuneration has been lengthened by one year.
The section on control functions has been extended with a clarification of which control functions are included.
Furthermore, a number of changes have been made in terms of language as well as consequential changes and clarifications i.a. as a result of certain provisions regarding remuneration in insurance companies being moved from the Executive Order on remuneration policies and remuneration in insurance undertakings and insurance holding undertakings to the Danish Insurance Business Act.
The Board of Directors proposes that the remuneration policy is changed accordingly.
The complete wording of the remuneration policy following the suggested changes is available at Topdanmark’s website www.topdanmark.com → Investors à News → General meetings
C. Proposal for the remuneration of the Board of Directors
The Board of Directors proposes that the Board of Directors’ usual basic remuneration is increased by 10% from the current DKK 423,500 to DKK 465,850 from and including the financial year 2024 as a consequence of the general development in remuneration in comparable companies and an increased workload. The basic remuneration was increased most recently in 2021.
VI. Election of members to the Board of Directors.
All members of the Board of Directors elected by the general meeting are up for election.
The Board of Directors proposes election of:
A. Maria Hjorth
B. Cristina Lage
C. Morten Thorsrud
D. Kjell Rune Tveita
E. Ricard Wennerklint
F. Jens Aaløse
A more detailed description of the individual board members can be found at Topdanmark’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings.
VII. Appointment of a state-authorised public accountant for statutory financial and sustainability reporting.
The Board of Directors proposes new appointment of Deloitte in accordance with the recommendation of the Audit Committee. The appointment includes both statutory financial reporting as well as sustainability reporting.
In the selection procedure for recommendation of appointment of new auditors, the Audit Committee has had regard to the following criteria: possession of relevant competencies and experience in auditing insurance companies, an efficient audit procedure with experience in collaborating with in-house auditors, wide experience with listed Danish companies, experience enabling them to prepare the statement on the company’s sustainability reporting, and competitive fees.
Based on an evaluation of the bids received and in the light of these criteria, the Audit Committee has recommended Deloitte to the Board of Directors as its preference for the appointment of new auditors.
The Audit Committee has not been influenced by third parties and has not been subject to any third-party agreement which restricts the appointment by the general meeting to certain auditors or audit firms.
VIII. Any other business.
Adoption requirements
The adoption of items III, IV, VA, VB, VC, VI and VII on the agenda requires a simple majority of votes.
Voting takes place according to the principle of one vote per share.
Amount of share capital, voting rights of shareholders and date of registration
Topdanmark’s total share capital constitutes DKK 90,000,000 divided into 90,000,000 shares of DKK 1. Topdanmark’s holding of own shares, which does not entitle to voting at the general meeting, is 1,131,040 shares. The number of voting rights at the general meeting is therefore 88,868,960. Danske Bank is the share-issuing bank through which shareholders can exercise their financial rights.
The date of registration is 16 April 2024.
Shareholders who own shares in the company at the date of registration are entitled to participate in and vote at the general meeting. A shareholder’s shareholding is calculated on the date of registration based on the registration of the shareholder’s shares in the register of shareholders and the information of ownership received by the company for registration in the register of shareholders. The attendance of a shareholder also depends on the shareholder having registered timely as described below.
Registration for the fully virtual general meeting
Shareholders who want to participate in the general meeting must register for the fully virtual general meeting no later than 19 April 2024 at www.topdanmark.com → Investors → Investor service → InvestorPortal or by contacting Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 Copenhagen by email at CPH-investor@euronext.com or at Euronext Securities website www.euronext.com/cph-agm
Shareholders having registered for the general meeting will receive a confirmation by email. The email contains a link to the general meeting portal and information on the holding of the virtual general meeting, including information about the procedure in connection with the virtual participation and contact information of Euronext Securities for technical support before and during the general meeting. The procedure in connection with virtual participation in the general meeting will also be available in guidelines for participation in the general meeting at the company’s website www.topdanmark. com → Investors → News → General meetings.
Power of attorney and postal vote
Shareholders may grant a power of attorney. Powers of attorney can always be revoked. Shareholders may vote in writing by letter. Postal votes cannot be withdrawn. An electronic power of attorney and postal vote may be given at Topdanmark’s investor portal, which is found at www.topdanmark.com → Investors → Investor service → InvestorPortal or can be given at Euronext Securities’ website www.euronext.com/cph-agm. Physical power of attorney and postal voting forms can be downloaded from the company’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings.
Shareholders wanting to grant a power of attorney must do so through Topdanmark’s investor portal no later than 19 April 2024 or send it in writing to Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 Copenhagen, or by email to CPH-investor@euronext.com, thus it is received no later than 19 April 2024.
Shareholders wanting to give a postal vote must do so through Topdanmark’s investor portal or send it in writing to Euronext Securities, Nicolai Eigtveds Gade 8, 1402 Copenhagen, or by email CPH-investor@euronext.com, thus it is received no later than 22 April 2024 at 12:00 CEST.
Further information
During the last three weeks before the annual general meeting, the notice convening the general meeting, information about the total number of votes and voting rights on the date of the notice, the documents to be presented at the annual general meeting, agenda and the full proposals as well as the forms to be used in case of voting by proxy or by letter will be available at the company’s website www.topdanmark.com → Investors → News → General meetings. The material can also be obtained by contacting Topdanmark’s shareholder administration.
Questions from the shareholders
Under section 102 of the Danish Companies Act, shareholders may ask questions about the agenda or documents etc. to be used at the annual general meeting or about matters of importance to the assessment of the annual report and otherwise the company’s position or regarding questions to be decided at the annual general meeting. Such questions can be asked prior to the general meeting by personal or written inquiry to Topdanmark A/S, Shareholder Administration Department, Borupvang 4, DK 2750 Ballerup, tel.: +45 44 68 44 11, email aktieadm@topdanmark.dk. Topdanmark requests shareholders who, prior to the general meeting, know that they want to ask questions or make submissions at the annual general meeting, to send such questions or submissions to the company in advance by email aktieadm@topdanmark.dk.
Technical requirements in connection with the holding of the virtual general meeting
Shareholders wanting to participate in the general meeting and having registered for the fully virtual general meeting, should ensure before the start of the general meeting that the device from which the shareholder participates in the general meeting, meets the requirements below:
Browser
The virtual general meeting can be accessed in so-called ‘evergreen browsers’ on both PC/Mac, mobile and tablet/iPad. ‘Evergreen browsers’ (Edge, Chrome, Firefox and Opera) are browsers which automatically update to new versions. Likewise, Safari is supported even if it is not an evergreen browser.
PC/Android
The virtual general meeting functions in the browsers Edge, Chrome, Firefox and Opera.
Apple
The virtual general meeting functions in the newest main versions of the Safari browser on Mac, iPhone and iPad. If the shareholder has older Apple equipment which may not update to a functional Safari version, the shareholder may install a Chrome browser and use this.
Internet connection
The quality of the transmission depends on the shareholder’s supplier. The shareholder should as a minimum have a 5-10 Mbit/s connection to experience good transmission.
Holding of the virtual general meeting
The general meeting is held via the general meeting portal as stated above under registration for the virtual general meeting. It is important that the shareholder has logged on to the portal to participate in the general meeting. Here, the shareholder can attend the general meeting via live streaming, write submissions to the items on the agenda and cast their vote in case of any voting.
Submissions before the general meeting
If the shareholder has any submissions to the individual items on the agenda, as mentioned above, the company requests the shareholder to send them in advance as this will help facilitate the holding on the day of the general meeting. Submissions are sent by email to the company at the email address aktieadm@topdanmark.dk.
Watching the general meeting
The general meeting is transmitted through livestreaming (webcast) in the general meeting portal. It is important that the shareholder has logged on to the portal to be able to watch and participate in the general meeting.
Questions/submissions during the general meeting
After the presentation of each item on the agenda, as usual there will be the possibility of asking questions and provide submissions for the proposals. This will take place in writing through the general meeting portal. Questions can be asked, and submissions can be sent via the general meeting portal during the entire general meeting. The shareholder’s questions/submissions will be read aloud and subsequently be answered orally. The shareholder must be logged on to the portal to write a submission.
Voting
If an item on the agenda comes up for voting, this will be clearly specified on the general meeting portal. The shareholder must be logged on to the portal to cast their vote. If the shareholder has granted a power of attorney or made a postal vote prior to the general meeting, the shareholder has no possibility of voting at the general meeting.
As voting and communication at the general meeting take place virtually, there may be delays in the electronic lines. In the extreme, these delays may last for up to several minutes. The company undertakes no responsibility that a shareholder’s questions, if any, comments, proposed changes, submissions or votes cast are received timely to be taken into account at the relevant item on the agenda.
Webcast
The general meeting is also transmitted directly from Topdanmark’s website https://topdanmark.com, but from there it is not possible to participate in the virtual general meeting. The transmission can also be viewed on the company’s website after the general meeting.
The recordings will include pictures and sound.
As regards collection and processing of personal data, reference is made to information about personal data law matters and the company’s data protection policy, which can be found on the company’s website www. topdanmark.com → Investors → News → General meetings and respectively at www.topdanmark.com → Sustainability → Business management → Data protection → Processing of personal data in Topdanmark.
THE BOARD OF DIRECTORS
Please direct any queries to:
Robin Løfgren, Head of Investor RelationsDirect tel: +45 44 74 40 17Mobile: +45 29 62 16 91
Topdanmark A/SCVR. no. 78040017Borupvang 4DK-2750 Ballerup
Contacts
Robin Hjelgaard Løfgren, Head of Investor Relations, +4544744017, +4529621691, rho@topdanmark.dk
About Topdanmark A/S
Topdanmark is one of the largest insurance companies in Denmark.
We are 2,100 employees, and we help more than 110,000 commercial and agricultural customers and 600,000 private customers all over the country. We have been helping customers since 1898 when Topdanmark was founded.
